发布文号: 张建发〔2009〕25号
各区县建设局、局属有关单位、局机关相关科室，各建设单位：
为认真贯彻《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》、《城市建设档案管理规定》和省建设厅《关于进一步加强各类建设工程档案管理的规定》等法规、规章和政策，切实加强建设工程档案管理工作，确保建设工程竣工档案完整、准确、及时地报送当地城建档案馆，结合我市实际，现就有关规定和要求通知如下：
一、凡在城市规划区、风景名胜区内的所有新建、改建、扩建的房屋建筑工程、城市基础设施工程(含各类地下管线)，建设单位必须在工程竣工验收后3个月内向所在地城建档案馆报送建设工程档案。
二、建设系统各职能部门要将建设工程档案管理工作纳入基本建设管理工作程序，加强监管，促使建设工程全过程形成的档案及资料完整、准确、齐全的归档保存。
三、建设单位在办理建设项目初步设计审批手续前，应与所在地城建档案馆签订《报送建设工程档案责任书》(以下简称《责任书》，见附件一)。《责任书》一式3份，城建档案馆、建设单位、勘察设计管理部门各一份。建设单位凭《责任书》到勘察设计管理部门办理相关审批手续。
四、有关单位在编制竣工档案时，必须明确分管档案工作的领导，确定熟悉业务的档案资料员。填写《建设工程档案工作终身责任人登记表》(见附件二)，明确竣工档案编制责任。各城建档案馆应对归档范围内的建设工程档案进行监督指导。
五、建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。建设工程项目的竣工验收必须有城建档案管理部门参加，凡未取得城建档案馆出具的《建设工程竣工档案初验认可证》(见附件三)的建设项目，建设单位不得组织工程竣工验收，建设工程质量安全监督管理部门不予出具《工程质量监督报告》。
六、建设单位应当自工程竣工验收合格之日起15日内，向工程所在地的建设行政主管部门申请竣工验收备案。申请备案除应提交住建部78号令要求的验收文件外，还应提交城建档案管理部门出具的工程档案合格意见，备案机关方可予以备案。
七、在工程竣工验收后3个月内，建设单位须向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案及经建设行政主管部门核发的《建设工程竣工验收备案表》，申领《湖南省建设工程档案合格证》(见附件四)。
八、重点工程建设单位必须按照市建设局、市档案局印发的《张家界市重点建设项目档案管理暂行办法》(张建发(2003)75号)文件规定及审批备案程序，填报《张家界重点建设项目档案验收申请表》，并及时向所在地城建档案馆报送一套建设项目竣工档案。
九、建设工程竣工验收后，建设单位未向城建档案管理部门移交建设项目档案的，根据《建设工程质量管理条例》第五十九条规定，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款。
十、建设工程档案按照《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)的规定及质量要求进行分类立卷、整理归档、验收移交、安全保管。建设工程档案统一用国际标准A4号纸，按规定装订存档。
十一、本通知自发文之日起施行。凡与本通知不一致的，以本通知为准。
张家界市建设局
二OO九年八月三日
附件一：报送工程档案责任书
一、基本情况
建设单位： 主管负责人：
地 址： 建设项目负责人：
资 料 员： 联系电话：
工程名称： 执照 号：
工程地点： 层次(含地下层)：
建筑面积： (平方米) 造价： (万元) 开工日期：
设计单位： 施工单位：
档案接收单位：
联系电话：
地址：
联 系 人：
二、责任条款
1、建设单位必须填写“建设工程档案工作终身责任人登记表”，并安排专人负责工程档案资料的收集管理工作。
2、在开工前，建设单位应对施工单位进行工程档案工作交底，并就工程档案工作签定协议，明确工程档案编制的套数、内容及整理规范，规定奖罚条款，并将协议送市(县)城建档案馆(室)一份。
3、重点和大型工程须通知城建档案馆(室)参加工程档案工作交底会。
4、工程竣工验收时，必须通知城建档案管理部门参加。
5、工程竣工验收后，建设单位必须在规定的时间内向建设工程质量监督部门和城建档案部门报送一套完整的建设工程竣工档案资料原件和《建设工程竣工验收备案表》。
三、保证和处罚措施
1、竣工档案资料必须首先编制合格，取得城建档案馆(室)出具的《建设工程档案初验认可证》后，工程才能验收。凡是重点和大型工程，必须进行档案资料的预验收工作，预验合格取得《建设工程档案认可证》后，才能召开工程验收会，进行工程验收。否则，建设工程质量监督部门不予验收备案。
2、工程竣工验收后，建设单位必须在规定的时间内向城建档案馆(室)报送一套符合规定的工程竣工档案资料，经验收合格取得城建档案馆(室)签发的《湖南省建设工程档案合格证》后，方可到规划部门换发规划许可证正本，到房地产部门办理产权证。
3、根据《建设工程质量管理条件》(国务院279号令)第五十九条规定“建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其它有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款。
四、本责任书一式二份
建设单位和城建档案管理部门各存一份。
档案管理部门： 建设单位：
(盖章) (盖章)
负 责 人： 主管负责人：
二0 年 月 日 二0 年 月 日
附件二：建设工程档案工作终身责任人登记表
填表日期： 年 月 日
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工程名称 |
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工程地址 |
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建设单位 |
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法人代表 |
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施工单位 |
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法人代表 |
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开工日期 |
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竣工日期 |
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建 设 单 位 | |||||||
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分管工程档案工作负责人姓名 |
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单位 审批 盖章 |
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身份证号 |
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工程档案资料员姓名 |
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身份证号 |
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施 工 单 位 | |||||||
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分管工程档案工作负责人姓名 |
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单位 审批 盖章 |
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身份证号 |
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工程档案资料员姓名 |
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身份证号 |
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填 表 说 明 |
一、责任人必须通过自己认真负责的工作，保证该工程档案资料的真实、完整、规范。 二、责任人对该项工程的档案资料的质量负有终身责任，对档案资料质量问题所造成的后果负全部责任。 三、本登记表一式三份。建设单位、施工单位、城建档案管理部门各存壹份。 | ||||||
编号：
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建设单位 |
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单位负责人姓名 |
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施工单位 |
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单位负责人姓名 |
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监理单位 |
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单位负责人姓名 |
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工程名称 |
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工程地址 |
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建筑面积 |
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结构形式 |
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层数 |
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档案员姓名 |
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开工日期 |
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竣工日期 |
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初验意见：根据《建筑工程质量管理条例》和《关于印发＜房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定＞的通知》(建建［2000］142号)要求，该工程竣工档案初验基本符合要求，建设单位要按照有关规定在竣工验收后进一步整理、规范竣工档案并及时向城建档案馆报送一套完整的工程竣工档案原件。 特发此证 城建档案管理部门(盖章) 年 月 日 | |||||||
2、本证不得涂改和转借；
3、本证由省建设厅统一印制、编号。
附件四
说明：1、本证未经城建档案管理部门盖章无效；
2、本证不得涂改和转借；
3、本证由省建设厅统一印制、编号。
附件四
工程项目名称：
结构类型：
建设规模：
建设单位：
设计单位：
施工日期：
开工日期：
竣工日期：
湖 南 省 建 设 工 程 档 案
合 格 证
编号：
根据国务院《建设工程质量管理条例》、建
设部《关于印发<房屋建筑工程和市政基础设施
工程竣工验收暂行规定>》等有关规定，该工程
编制的竣工档案符合归档要求。
特发此证。
说明：1、本证未经所在地城建档案管理部门验章无效。
2、本证做为办理有关手续凭证。
3、本证不得涂改和转借。
发证部门：
发证日期：