发布文号: 哈政办综[2008]76号
各区、县（市）人民政府，市政府各委、办、局，各有关单位：
为进一步规范和加强公文处理工作，确保市政府系统文件格式统一、严肃、规范、整洁，依据《国家行政机关公文处理办法》、《黑龙江省〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》和《哈尔滨市〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》（以下简称《实施细则》）等有关规定，结合我市公文处理工作实际，现就进一步规范和统一公文格式有关事宜通知如下：
一、关于公文版面尺寸
公文采用A4型用纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页码，详见附件1）。
二、各区、县（市）人民政府和市政府各委、办、局文件格式
（一）文件式公文格式
发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。
1．下行文（发文字号为“发”类公文）格式
（1）发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为25mm，即至公文用纸上边缘距离为62mm。各区、县（市）人民政府和市政府各委、办、局的发文机关标识字体使用小标宋体字，用红色标识，用字规格为19mm×13mm（高×宽）。宽度可根据发文机关字数增多进行适当缩减（下同）。
（2）发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字居中排布发文字号，发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线（长156mm，距发文机关标识下边缘32mm，详见附件2）。
（3）下行文其他要素的标识方法详见《实施细则》第三章公文格式。
2．上行文（发文字号为“呈”类公文）格式
（1）发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即距公文用纸上边缘117mm（详见附件3）。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。上行文的发文机关标识字体、颜色及规格同下行文标准。
（2）上行文红色反线位置同下行文标准。
（3）上行文需同时在红色反线上4mm（即发文机关标识下空2行）位置左空1字标识“发文字号”，右空1字标识“签发人”。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（4）上行文其他要素的标识方法详见《实施细则》第三章公文格式。
（二）信函式公文格式
1．发文字号为“函、综”类的平行、下行公文。发文机关标识用全称，后不加“文件”二字（详见附件4）。
2．发文机关标识上边缘至上页边距离为30mm，用红色小标宋体字（19mm高×13mm宽），发文机关标识下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线均为170mm。每页排22行，每行排28个字。首页不显示页码。首页最后一行（第22行）文字下边缘至文武线的距离为6mm。发文机关标识及双线均印红色。
3．发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。
4．信函式公文其他要素的标识方法详见《实施细则》第三章公文格式。
（三）各区、县（市）人民政府令格式
1．由发文机关全称加“令”组成（详见附件5）。
2．政府令标识用红色小标宋体字（19mm高×13mm宽），其上边缘至版心上边缘距离为20mm（即距公文用纸上边缘为57mm），下边缘空2行居中标识令号（令号用黑体字，前加“第”字即“第××号”）；令号下空2行标识正文；正文下空2行标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；在签发人签名章下空2行右空2字标识成文日期。
3．版记中的格式要素标识与“文件式”、“信函式”公文相同，只有一栏不同，即政府令不分主送、抄送，而用“已发”形式。
三、关于页面和页码设置
（一）关于页面设置
在Word文档编辑状态下，选择“文件”→“页面设置”，然后按如下操作完成页面设置：
1．页边距。上：选择“3．4厘米”，下：选择“3．2厘米”，左：选择“2．8厘米”，右：选择“2．6厘米”。
2．纸张。在“纸张大小”栏目下选择“A4（210×297mm）”。
3．版式。在“页眉和页脚”栏目下，页眉：选择“1．5厘米”，页脚：选择“2．6厘米”。
4．文档网格。在“网格”栏目下，选择“指定行和字符网格”。在“字符”栏目下，每行提示（1―30）选择“28”；提示（1―46）选择“44”。在“行”栏目下，选择每页：“22”。
点击“确定”完成操作。
（二）关于页码设置
1．在Word文档编辑状态下，选择“插入”→“页码”→在“对齐方式”栏目下，选择“外侧”（如为信函式的平行文，则需在完成上述操作情况下，继续点击取消“首页显示页码”）→“确定”。
2．在Word文档中文编辑状态下选中第2页页码，弹出“页眉和页脚”对话框→将光标置于数字“2”前→按“空格”键→按“Shift键+减号键”→按一下“Backspace”删除键→按“空格”键→将光标置于数字“2”后→按“空格”键→按“Shift键+减号键”→按一下“Backspace”删除键→关闭“页眉和页脚”对话框。
3．空白页和空白页以后的页码不标识页码。取消步骤如下：
将光标置于文件空白页前最后一页的最后一行或最后一个字符后→在Word文档编辑状态下，选择“插入”→“分隔符”→在“分节符类型”栏目下，选择“下一页”→“确定”。
在Word文档中文编辑状态下点击空白页页码，弹出“页眉和页脚”对话框→在“页眉和页脚”对话框中点击“链接到前一个”→选中空白页页码→按“Backspace”或“Delete”删除键→关闭“页眉和页脚”对话框。
各地区、各部门和各单位要认真进行自检自查，严格按照国家和省、市有关规定，进一步规范公文格式。市政府办公厅将不定期对此项工作进行检查，对公文格式不规范的地区、部门和单位，将在全市予以通报。 哈尔滨市人民政府办公厅
二○○八年九月二十六日