江西省卫生厅关于印发《江西省卫生厅档案管理办法》的通知

发布部门: 江西省卫生厅
发布文号: 赣卫办发[2007]22号

厅机关各处室：
　　为认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，进一步加强和规范厅机关档案工作，确保厅机关档案齐全完整和有效利用，根据国家档案局2006年12月18日公布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(第8号令)有关规定，结合本厅实际，对2004年印发的《江西省卫生厅档案管理办法》进行了修订。现将修订后的《江西省卫生厅档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。
二OO七年九月十二日
江西省卫生厅档案管理办法
第一章 总则


    第一条 为加强厅机关档案管理，维护档案的完整与安全，更好地为厅机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《机关档案工作条例》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律、法规、规章，结合本厅实际情况，特制定本办法。

    关联法规：全国人大法律（1）条    国务院部委规章（1）条    

    第二条 厅机关档案是指厅机关各处室在各项工作和活动中，直接形成的具有保存价值的各种文字材料、图表、统计数据、声像电子资料及其他各类不同形式的历史纪录。
第二章　工作机构及其职责


    第三条 本厅各类档案实行集中统一管理。厅机关档案室隶属厅办公室，档案工作由一名厅领导分管和办公室主任主管。厅档案室和各处室应配备适应工作需要的专(兼)职档案管理人员。

    第四条 厅机关档案室主要工作职责：
　　(一)执行档案工作的法律、法规、规章及各项相关的方针政策，建立、健全本厅档案工作的各项制度。
　　(二)负责厅机关各种门类和载体档案的集中统一管理，编制各类档案检索工具、积极开发利用档案信息资源。
　　(三)负责厅机关档案的接收、统计、鉴定和销毁工作，按规定定期向省档案馆移交本厅具有长远保存价值的档案和向省档案局报送年度档案基本情况的统计工作。
　　(四)遵照统一领导、分级管理的原则，对厅直单位的档案工作进行监督和指导。

    第五条 厅机关各处室主要职责：制定处室文件材料内部管理制度，负责本处室业务活动中形成的具有保存价值的各种载体档案的收集、整理和归档，按规定向厅档案室移交。
第三章　档案归档办法与要求


    第六条 按《中华人民共和国档案法》有关规定，凡本厅在日常公务活动中产生形成的各种有保存价值的文件材料均应归档，任何人都不得据为己有和拒绝归档或者毁损、遗失。不需要归档的公文以及刊物、图书资料等，可由各处室单独整理，暂时保存。

    关联法规：全国人大法律（1）条    

    第七条 厅机关文书档案由厅档案室统一整理归档，科研、基建、会计、声像等档案由主管处室负责整理立卷后向厅档案室移交归档。具体按省卫生厅机关档案归档范围与要求(详见附件一)执行。

    第八条 各类档案案卷质量和装具等均按国家档案标准执行。凡属立卷归档的文件、图纸、资料所用书写材料和制成材料必须符合档案质量要求，具有永久、长期保存价值的文件材料禁止使用铅笔、水彩笔、圆珠笔书写。

    第九条 各类档案归档时间严格按照国家科技、文书、会计档案管理标准的规定执行。上年的文书档案应在次年六月底以前向厅档案室移交归档;科研和基建档案应在项目及技术工作完成后两个月内归档；会计档案可在年度终了后，暂由会计部门保管一年，期满之后归档；声像档案、实物档案及已故干部、职工档案应及时归档。

    第十条 档案的移交与接收：各类档案由各处室兼职档案员填写移交目录一式二份，与厅档案室进行交接后签名盖章，双方各保存一份。
第四章　档案的保管期限


    第十一条 厅机关档案保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年(详见附件二)。

    第十二条 永久保管的档案主要包括：
　　(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
　　(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
　　(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
　　(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。
　　(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
　　(六)本机关房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
　　(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
　　(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与机关的复函、批复等文件材料。
　　(九)厅机关基建项目工程档案。

    第十三条 定期保管的档案主要包括：
　　(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
　　(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
　　(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
　　(四)本机关一般性事务管理文件和业务技术管理材料；
　　(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
　　(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
　　(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
　　(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
　　(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
　　(十)厅机关会计档案。
第五章　档案的管理和利用


    第十四条 应运用计算机等现代化手段对厅机关档案信息数据进行科学管理，并建立相应的电子档案。厅机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。电子档案的保管应配备专用的数据存储设备，及时备份。通过网络管理的，还须做好网络安全防护，确保数据的完整、安全。

    第十五条 健全厅机关档案检索体系，建立档案的收进、保管、利用、移出等情况的详细记录和台账。

    第十六条 建立档案鉴定销毁小组，对已超过保管期限和解密期限档案进行鉴定。销毁文件时，要填写销毁清册，经领导审批，方可销毁，销毁手续齐全，确保无泄密事件发生。执行销毁档案任务时，必须有两人以上监督，必须到指定销毁部门进行销毁。销毁档案清册应归档，作为永久保存。

    第十七条 配套完善保管档案的必要设施，库房门窗要坚固，保持适当的温度、湿度、有防盗、防火、防尘、防有害生物和防污染等设备和安全措施。定期检查档案保管情况。

    第十八条 档案的借阅：
　　(一)厅机关工作人员因工作需要可以借阅库存档案。外单位来人查阅档案，必须持有单位介绍信，并经办公室主任批准。
　　(二)有密级的文件档案不能借出和复印，查阅须经厅办公室主任批准。
　　(三)借阅档案必须遵循有关规定，履行必要的借阅手续，不得涂损档案，不得转借他人，阅完及时归还。档案管理人员对归还的档案要检查是否有遗失、涂损等现象。
第六章　罚则


    第十九条 根据《江西省档案管理条例》规定，有下列行为之一的，本厅将根据情节轻重，责令限期改正或依法给予行政处分。
　　(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交厅档案室或档案工作人员归档的；
　　(二)损毁、丢失或擅自销毁档案室保存的档案以及集体、个人暂时保留尚未移交的具有保存价值或应当保密的档案。
　　(三)擅自提供、抄录、公布应当保密的档案。
　　(四)涂改、伪造档案。
　　(五)档案工作人员失职、渎职、玩忽职守，造成档案损失的。
　　本办法自印发之日起施行。2004年印发的《江西省卫生厅档案管理办法》(赣卫办发(2004)13号)同时废止。

关联法规：国务院部委规章（2）条    地方人大法规（1）条    

    
附件1：省卫生厅机关档案归档范围与要求

　　一、厅机关文件材料的归档范围
　　(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
　　(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
　　(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
　　(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
　　二、厅机关文件材料不归档范围：
　　(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
　　(二)本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
　　(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
　　(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
　　三、各类档案归档范围与要求
　　(一)文书档案
　　1、归档范围：主要包括：收文、发文(带原稿)、收电底稿、内部文件、工作计划、总结、报告、统计报表、会议材料、会议记录、各种规章制度及典型调查材料、重要的群众来信来访及领导批示办理的信件、内部出版物及外出开会带回的与本厅有关的会议文件等。
　　2、归档要求：各处室兼职档案员负责本处室文件材料的收集、整理和移交。在归档的文件材料中，要求每份文件的页数齐全完整，并将正件与附件、正本与定稿、来文与复文、请示与批复、转发文件与原件分别放在一起，不要分开。归档的文件材料由厅档案室接收后，按照《江西省归档文件整理规范》(DB36/T380-2002)的要求，以件为单位，实行“年度一机构一保管期限”的分类方法，并以归档章的形式对归档文件进行编号，编号项目为：全宗号、年度、期限、件号、机构、页数。
　　3、归档时间：各处室归档文件应在次年六月底以前及时向厅档案室移交。
　　4、保管期限：按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局第8号令，文书档案的保管期限分为永久、30年、10年。
　　(二)科技档案
　　本机关科技档案包括科研项目档案和基本建设档案二大类，形成单位应进行完整系统的整理，并按时移交。(具体按国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行)
　　1、科研项目档案归档范围：本厅在科学技术研究管理方面形成的各种形式、载体的文件材料，包括各类科技计划项目、经费、结题、验收、鉴定成果、奖励等内容。具体由厅科教处和厅中医处负责收集归档。
　　2、基本建设档案归档范围：本厅在整体规划、办公用房及附属设备、职工宿舍的基建过程中形成的设计任务书、设计方案、土地批准文件、施工设计图纸、工程招标、投标记录、施工合同执照、开工报告、工程定位、监理文件材料、工程决算、竣工总结、报告、竣工图纸、资料、验交证书及成套技术文件材料等。具体由厅机关服务中心负责收集归档。
　　3、归档办法与要求：凡属归档范围的科技文件材料由形成单位负责整理。立卷应按技术文件的自然形成规律，保持有机联系，一个项目、一个工程或专题的文件要放在一起立卷，如果材料多，可分数卷。要求填写好卷内目录、封面，标明保管期限和保密等级，并用科技档案盒装置，及时向厅档案室移交。
　　科研课题卷内排列按：科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。
　　基建工程卷内排列按：依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程监理、工程峻工验收等排列，要求文字材料在前，图样在后。
　　管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。(归档要求参照文书档案)
　　4、归档时间：按国家档案执行标准要求，基建工程档案在工程全部峻工后或一个大工程中某项工程完工后归档；科学技术研究类档案在一个科研课题或项目全部结束后归档；基建计划、科研规划及总结报告等科技管理文件资料在下年六月归档。
　　5、保管期限：分为永久、定期两种(具体同文书档案)。
　　(三)会计档案
　　本厅会计档案包括机关会计档案和计划财务会计档案两部分，归档范围和保管期限按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。
　　1、归档范围和要求：
　　凭证类：包括原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其它会计凭证。要求按记帐凭证编号顺序查对齐全，定期加具封面装订成册。会计凭证的装订一般在左上角处用三角装订法装订，装订线上贴上封签，并在封签处加盖经办人印章。
　　会计帐簿类包括总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄、其他会计帐簿。在年底终了办理结帐后，所有会计帐簿都要进行整理、装订及编页次。
　　财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。应按时间顺序及保管期限分别装订成册。
　　其他财会档案，如银行存款余额调节表、银行对帐单、会计移交清册、会计档案销毁清册等要定期收集整理，审查核对，分类归档。
　　2、归档移交时间：可在年度终了后，暂由会计部门保管一年，期满之后，编制移交清册向厅档案室移交归档。
　　3、保管期限：具体按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。
　　(四)已故干部、职工档案归档要求
　　1、归档范围：本厅已故干部、职工及厅直单位副处以上已故干部人事档案。具体由厅人事处负责归档。
　　2、归档要求：应符合干部档案整理的要求。向厅档案室移交的已故干部档案要填写移交清单一式两份，交接双方各存一份。
　　3、保管期限：已故干部、职工档案列为永久保管。
　　(五)声像档案
　　1、归档范围：凡反映本单位主要职能活动的工作成果；领导人参加本单位与本单位有关的重大公务活动；记录和反映本单位大型会议，专业性会议等的照片、录音、录像都属于声像档案归档范围。
　　2、归档要求：由摄影者、录音、录像者或有关信息宣传部门指定专人，按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)的要求，进行整理并编写说明。整理归档时，底片、照片、文字说明要齐全；底片与照片的影像要相符；录音、录像要编写能够准确提示照片内容的文字说明；要将整理好的声像档案装入声像专业档案盒，编写卷内目录和案卷目录；及时向档案室移交，由档案馆统一保管。
　　3、保管期限：本厅声像档案列为永久保管。
　　(六)实物(荣誉)档案
　　归档范围与要求：凡本厅及各处室在公务活动中荣获省、部级以上的各种奖状、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物都属归档范围，各处室应定期向厅档案室移交，存放荣誉档案室统一保管。

　　附件2：省卫生厅机关文件材料归档保管期限表
　　

序 号		归 档 内 容	保管 期限
1、本级党的代表大会、工会、共青团的文件材料	1.1	请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、参加人员名册等文件材料	永久
	1.2	大会发言，代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报	永久
	1.3	重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件材料等	30年
	1.4	讨论未通过的文件	10年
2、本机关党组会议和行政办公会的纪要、会议记录			永久
3、本机关召开工作会议、专题会议的文件材料	3.1	请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要	永久
	3.2	典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	30年
4、机关联合召开会议的文件材料	4.1	本机关为主办的
	4.1.1	请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要	永久
	4.1.2	典型材料、代表发言材料、交流材料、简报	30年
	4.2	本机关为协办的
	4.2.1	请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本	30年
	4.2.2	典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本	10年
5、本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料	5.1	请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文)，上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计	永久
	5.2	代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道	30年
	5.3	委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排	10年
6、上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料	6.1	重要的	永久
	6.2	一般的	30年
	6.3	本地区、本机关工作汇报材料	30年
7、本机关业务文件材料	7.1	本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料	永久
	7.2	本机关的请示与上级机关的批复、批示	30年
	7.2.1	重要业务问题的	永久
	7.2.2	一般业务问题的	30年
	7.3	同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
	7.3.1	重要业务问题的	永久
	7.3.2	一般业务问题的	30年
	7.4	本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿	30年
	7.5	机关联合行文的文件材料
	7.5.1	本机关为主办的
	7.5.1.1	重要业务问题的	永久
	7.5.1.2	一般业务问题的	30年
	7.5.2	本机关为协办的
	7.5.2.1	重要业务问题的	30年
	7.5.2.2	一般业务问题的	10年
	7.6	本机关编辑、编写的文件材料
	7.6.1	大事记、组织沿革等	永久
	7.6.2	简报、情况反映、工作信息等	10年
	7.7	行政管理、执法活动中形成的文件材料
	7.7.1	行政管理工作制度、程序、规定等文件材料	永久
	7.7.2	执法检查情况汇总、通报，整改通知等	永久
	7.7.3	行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
	7.7.3.1	固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料	永久
	7.7.3.2	不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料	永久
	7.7.3.3	20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料	永久
	7.7.3.4	20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料	30年
	7.7.4	行政管理工作中形成的备案文件材料	10年
	7.7.5	行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成文件材料
	7.7.5.1	重要的	永久
	7.7.5.2	一般的	30年

　　

	7.8	计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
	7.8.1	年度和年度以上的计划、总结、统计材料	永久
	7.8.2	年度以下的计划、总结、统计材料	10年
	7.8.3	重要职能活动的总结、重要专题的调研材料	永久
	7.8.4	一般活动的总结、一般问题的调研材料	10年
	7.9	出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
	7.9.1	发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等	永久
	7.9.2	出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录	30年
8、本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料	8.1	机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料	永久
	8.2	人事工作制度、规定、办法等文件	30年
	8.3	人事任免文件	永久
	8.4	先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
	8.4.1	受县级(含)以上表彰、奖励的	永久
	8.4.2	受县级以下表彰、奖励的	30年
	8.5	对本机关有关人员的处分材料
	8.5.1	受到警告(不含)以上处分的	永久
	8.5.2	受到警告处分的	30年
	8.6	职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料	永久
	8.7	人事考核、职称评审工作文件材料	永久
	8.8	职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根	永久
	8.9	职工名册	永久
	8.10	党、团、工会工作活动中形成的文件材料
	8.10.1	工作报告、总结，换届选举结果	永久
	8.10.2	重要专项活动的报告、总结等	永久
	8.10.3	党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料	永久
	8.10.4	情况反映、工作简报	10年
	8.11	纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
	8.11.1	重要的	永久
	8.11.2	一般的	30年
	8.12	保卫部门的安全检查、调查记录	10年
	8.13	本机关处理人民来信来访的文件材料
	8.13.1	有领导重要批示和处理结果的	永久
	8.13.2	其他有处理结果的	30年
9、本机关事务管理文件材料	9.1	房产、士地所有权和使用权的文件材料	永久
	9.2	与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
	9.2.1	重要的	永久
	9.2.2	一般的	10年
	9.3	接待工作的计划、方案	30年
	9.3.1	重要的	30年
	9.3.2	一般的	10年
	9.4	机关财务预算	30年
	9 9.5	机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料	30年
	9.6	国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料	10年
	9.6.1	重要的	永久
	9.6.2	一般的	10年
	9.7	职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续	永久
	9.8	职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请	30年
	9.9	厅属基建项目工程文件材料	永久
10、上级机关制发的文件材料	10.1	上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
	10.1.1	重要的	永久
	10.1.2	一般的	10年
	10.2	上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料	10年
	10.3	上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料	永久
11、同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料			10年
12、下级机关报送的文件材料	12.1	重大问题的专题报告	30年
	12.2	年度和年度以上的计划、总结、统计材料	10年