发布文号: 鄂政办发［1994］100号
国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》(国办发(1993)81号，以下简称《办法》)，已于1993年12月3日翻印下发。为了更好地落实《办法》的各项规定，现将结合我省实际修订的《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》发给你们，请一并贯彻执行。
湖北省国家行政机关公文处理实施细则
(湖北省人民政府办公厅1987年11月19日发布，1994年9月22日修订)
第一章 总则
第一条 为了贯彻执行国务院办公厅于1993年11月21日修订发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)，结合我省实际，制定本实施细则。
关联法规：国务院行政法规（1）条
第二条 本实施细则适用于全省各级行政机关。
第三条 各级行政机关的公文(包括电报，下同)是具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各级行政机关必须有效地运用这一工具，为社会主义现代化建设服务。
第四条 各级行政机关领导人必须模范地遵守《办法》和本实施细则的规定，加强对公文处理工作的领导，努力促进公文处理工作规范化、制度化、科学化。
第五条 各级行政机关的办公室(厅)负责管理本机关和指导下级机关的公文处理工作。
各级行政机关的办公室(厅)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。
第六条 各级行政机关行文必须少而精，注重效用，发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。应当加强办公自动化建设，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作效率和质量。
第七条 各级行政机关的公文处理工作，应贯彻“党政分开”的原则。
第八条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文应当由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第九条 各级行政机关的公文处理工作，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
第二章 公文的种类和格式
第十条 行政机关的公文种类主要有：命令(令)；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。各级行政机关必须严格按《办法》规定的适用范围使用，并特别注意下列各点：
(一)用“令”发布行政规章的，只限于省人民政府及省人民政府所在地武汉市人民政府和经国务院批准的较大的市的人民政府；
(二)不得滥用“公告”；
(三)“请示”、“报告”必须严格区分，不得混用、并用；
(四)不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准等，一律用“函”；
(五)不得在《办法》规定的公文种类之外自立文种。
第十一条 公文一般由发文机关、密级、份数序号、紧急程度、签发人姓名、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间、份数等部分组成。
(一)发文机关名称应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关名称排列在首。
(二)公文密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级(以下简称“三密”公文)。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。份数序号置公文首页左上角。
(三)文件的紧急程度分为“特急”、“急件”；电报的紧急程度分为“特急”、“加急”、“平急”。文件的紧急程度和秘密等级置文件首页右上角。两者同时使用，紧急程度置上，秘密等级在下，上下对齐。电报的紧急程度和秘密等级标注位置按有关规定办理。
(四)发文字号包括机关代字、年份、顺序号，一般置发文机关名称之下、横线之上正中间。年份置方括号内。联合行文，用主办机关的发文字号。
(五)上报公文应当署签发人姓名。签发人姓名置首页横线右上侧。
(六)标题包括发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分。
1、标题中的事由应当准确、简要地概括公文的主要内容。
2、下发行政规章用“发布”；下发本机关产生的其他公文用“印发”；下发隶属机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属机关的公文用“转发”。批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题。
3、标题中除对法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符合。
(七)向上级机关请示，只写一个主送机关名称；向下级机关普遍发送的公文，主送机关名称按惯例排列。省人民政府向下级机关普遍发送的公文，主送机关名称排列为“各地区行政公署，各市、州、县(市)人民政府，省人民政府各部门”。主送机关名称置标题之下、正文之上，抬头排列。
(八)正文中用数字表示多层次结构的标识方法为：
第一层用一、二、三……。
第二层用(一)(二)(三)……。
第三层用1、2、3……。
第四层用(1)(2)(3)……。
(九)公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称，所注附件名称应当与正文所写名称一致。
(十)除会议纪要、电报及翻印件外，其他公文应当加盖印章。联合上报的非规章性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，由所有联合行文的机关加盖印章。加盖印章应骑年压月。
(十一)公文成文日期以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人签发的日期为准。电报，以发出日期为准。
(十二)公文末页无正文，应当在成文日期左上角标明“此页无正文”并加圆括号。
(十三)公文应当标注主题词；上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词标引次序应当根据主题词含义由大到小，先标反映公文内容的词，最后标反映公文种类的词，一般不超过5个。主题词置抄送机关名称左上侧。主题词之间应有间距。
(十四)抄送机关名称置公文末页下端，排列顺序一行为上级机关；一行为同级党政机关、军事机关、人民团体；一行为人大、政协、法院、检察院；一行为其他单位。
(十五)印发机关名称署全称，印发日期以缮印日期为准，分别置抄送机关名称之下左右两侧。
(十六)印发份数置印发日期之下。
第十二条 公文用纸一般为16开型(长260毫米、宽184毫米)；也可以采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第三章 行文规则
第十三条 各级行政机关根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。
(一)省人民政府向各地区行政公署、市、州人民政府和省人民政府各部门直接行文，也可向各县(市)人民政府直接行文。
(二)各地区行政公署、市、州及神农架林区人民政府和省人民政府部门向省人民政府报告和请示工作。
(三)各县(市)人民政府应当向各地区行政公署或市、州人民政府报告和请示工作；乡(镇)人民政府向县(市)人民政府报告和请示工作。
(四)政府部门向上一级政府主管部门报告和请示业务工作。必须以政府名义向上级政府部门行文的，用“函”商洽。政府部门的二级单位向主管部门报告和请示工作。
第十四条 各级政府部署全局性工作，发布命令，下达指示、重要决定和办理重要事项，以政府名义行文；传达政府某个方面工作的决定，通知有关事项和办理重要事务，以政府办公室(厅)的名义行文。
各级政府办公室(厅)的公文，是本级政府公文的补充形式。
第十五条 政府部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文；确需向下级政府直接行文的，必须经本级政府批准，并在正文的原由中注明“经×人民政府批准”。
第十六条 政府部门之间需要行文商洽解决的问题，应当直接行文，不得报本级政府转办；不相隶属政府之间需要协商解决问题，亦应直接行文商洽，不得报请上级政府转办。
第十七条 必须请示的重大事项的公文，涉及其他机关职权范围的，主办机关应当与有关机关会商一致；经会商意见仍不一致的，应据实上报。
第十八条 公文中涉及其他机关职权范围的问题，未与有关机关协商一致或未经上级机关裁决的，不得自行向下行文。否则，上级机关有权责令纠正或撤销。
第十九条 同级政府、同级政府部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军事机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
第二十条 向下级机关的重要行文，应当同时抄送上级机关。
第二十一条 “请示”应当一文一事，不得越级，不得多头主送，不得同时抄送下级机关；情况特殊，确需越级请示的，应当抄送被越过的上级机关。除领导人直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导人个人。
第二十二条 “报告”中不得夹带请示事项。
第二十三条 受双重领导的机关的“请示”，应当以其中的一个上级机关为主送机关。向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关。
第二十四条 对上级机关公文没有具体贯彻意见的，原则上原文翻印或复印下发贯彻执行。经批准在报刊发布并注明不另行文的公文，应当视为正式公文贯彻执行。
第四章 公文办理
第二十五条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第二十六条 各级行政机关收到的公文必须统由本机关办公室(厅)文秘部门或专职人员负责签收、拆封、登记、编号、分发。
第二十七条 对来文应当区分阅件与办件。阅件应及时送有关领导人阅读。办件应当及时提出拟办意见送领导人批办。对交有关部门办理的紧急公文，应当提出办理时限。
第二十八条 承办部门应当准确理解来文的内容和需办理的事项，抓紧办理，不得延误、推诿。凡涉及其他部门或地区的问题，主办部门应当主动与有关部门或地区协商会签。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的公文，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
未经文秘部门登记的公文，承办部门不予办理。
第二十九条 送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门应当负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。对久拖不办，贻误工作造成损失的，应当追究承办部门和承办人的责任。
第三十条 公文拟稿必须做到：
(一)符合国家的法律、法规和方针、政策，符合上级政府的有关规定。如提出新的政策规定，应当就其必要性、可行性加以说明。
(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确，时间写具体年月日。
(四)使用国家法定计量单位。
(五)引用公文先引标题，后引公文字号。
(六)用词用字准确、规范。使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
第三十一条 公文中的数字应当使用阿拉伯数码，但成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字。
第三十二条 公文文稿在送领导人审批之前，必须经本级行政机关办公室(厅)认真审核。审核的重点是：是否需要行文，以什么名义行文；文稿内容与国家法律、法规和方针、政策以及上级政府的有关规定是否一致，与同级机关和本机关已有的规定是否矛盾；要求和措施是否明确具体，切实可行；涉及其他机关职权范围的问题是否协商一致并经过会签；文字表述和书写、文种和标点使用是否准确、规范；公文格式是否符合《办法》和本实施细则的有关规定。
未经办公室(厅)审核的文稿，不得送领导人签发。
第三十三条 公文由本机关领导人签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由秘书长或办公室(厅)主任签发。
签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和签发日期。其他领导人圈阅公文文稿，应当视为同意。
第三十四条 草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
第三十五条 对已签发的公文文稿，如发现有疑义，应当报有关人员处理，不得擅自改动。
第三十六条 缮印公文必须符合规定格式，做到字迹清晰、纸面整洁；对公文原稿应当注意保护，不得涂抹和损坏；校对应当准确无误。加盖印章应当做到端正、清晰。
第三十七条 上报的公文，如不符合本实施细则第十条第三项、第十七条、第二十一条、第二十二条、第三十条第一项的规定，上级机关文秘部门可退回报送单位。
第三十八条 上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级机关负责人或者办公室(厅)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。
第三十九条 发出公文应当登记、套封。“三密”公文应当在信封上标明秘密等级。绝密公文应当加盖专用密封章或贴密封签。“三密”公文应当由机要通信部门传递或指定专人传递。用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密公文不得用计算机、传真机传输。
第五章 公文立卷、归档和销毁
第四十条 各级行政机关文秘部门应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
关联法规：全国人大法律（1）条
第四十一条 各级行政机关会议公文立卷工作应当做到：
(一)本机关召开的重要会议和举办的重大活动形成的公文(包括录音、录像、照片等有关资料)，由组织会议或活动的人员负责交本机关文秘部门立卷。
(二)政府部门用本级政府名义召开会议形成的公文，交政府办公室(厅)文秘部门立卷，政府部门可保存副本。
(三)领导人外出参加会议带回的公文(包括重要资料)，交本机关文秘部门立卷。
第四十二条 联合办理的公文，原件由主办机关立卷，其他机关保存复制件。
第四十三条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以保证档案齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十四条 行政机关或机构撤销、合并，应当将立卷的公文向档案部门或新组成的机关或机构的文秘部门移交。个人不得保存应当存档的公文。
第四十五条 公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制机关印章加以证明，并视同正式公文妥善保管。
第四十六条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁“三密”公文，应当登记造册，由两人监销，保证做到不丢失、不漏销。
第六章 附则
第四十七条 在本省范围内的企业、事业单位，凡向本省各级行政机关行文，按本实施细则办理。
第四十八条 行政法规和规章以及外事方面的公文，有关部门可按上级主管部门的要求办理。
第四十九条 本实施细则由省人民政府办公厅负责解释。
第五十条 本实施细则自发布之日起施行。以前发布的有关公文处理的规定，凡与本实施细则不一致的，以本实施细则为准。