发布文号: 南办发[2005]23号
各县、区委和人民政府，市委和市级国家机关各部分办局，各人民团体：
为确保我市部分行政区划调整中档案的完整和涉密载体的安全，现将有关事项通知如下。
一、行政区划调整中的档案处置办法
档案处置工作要坚持集中、统一管理的原则，以原建制为基础，按以下规定进行档案清理移交：
1、原邕宁县档案局(馆)保存的民国时期以及建国后的所有档案不得分散，作为邕宁县的历史档案整体交邕宁区管理。
2、原邕宁县县委、人大、政府、政协，县委和县级国家机关各委办局、各人民团体、县属事业单位和乡镇机关的档案移交工作由县委办公室、县政府办公室负责组织。机构撤销前的所有档案交邕宁区管理。
3、原城北区、永新区区委、人大、政府、政协，区委和区级国家机关各委办局、各人民团体、区属事业单位的档案移交工作由区委办公室、区政府办公室负责组织。机构撤销前的所有档案分别交原城区综合档案保存，并带往西乡塘区管理使用。
4、搞撤销的县区有关职能部门保存的农村土地承包档案、土地管理档案、山林权属档案、房产管理档案、城市建设档案、水利水库档案、婚姻登记档案。财政会计档案、产权债务档案、重要普查基础数据等专门业务档案以及重要政治、经济、文化活动和重大灾害、突发事件的文件材料、声像材料不得分散，应向市、县档案局(馆)移交。需带往新建城区的，应径过市、县档案部门批准。
5、撤销的县区公、检、法机关以及税务、工商等实行垂直管理的机关档案的归属分别由市级主管机关统筹安排处置。
6、撤销的县区的干部职工人事档案随人员工作安排去向而转移。历年积存无法转出的人事档案应交市人才交流中心保存。具体办法按市委组织部、市人事局的要求办理。
7、更改名称的城区，档案按原有体制管理，暂不移交市档案馆。新建的西乡塘区、邕宁区、良庆区要建立档案管理部门，对本行政区域内机关团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督的指导。
二、行政区划调整中的保密工作
1、要进行保密教育。撤销的县区要安排专门时间，对全体干部职工进行一次保密教育，讲清在行政区划调整中保密工作的重要性，增强保密意识，强化保密管理，严格按照保密法规和程序开展工作，确保国家秘密的绝对安全。
2、要抓好密件清理。各撤销县区要组织专人对所有秘密载体(以下称密件)，包括涉密计算机和其他涉密介质(含硬盘、光盘、软盘、U盘、磁带等)进行认真清理，编号、登记造册。
3、要严格密件销毁。各撤销县区需要销毁的密件，必须逐件填写销毁清单，报县区需要销毁的密件，两人以上监销，个人不得自行销毁；密级文件必须清退回原制发单位，收文单位不得自行销毁。
4、要搞好密件移交。原邕宁县县委、人大、政府、政协，县直机关单位的所有密件交由邕宁区管理。原城北区、永新区区属机关单位的所有密件交由西乡塘区管理。密件交接时要严格交接手续，交接双方要签名注时。密件搬运时，由送件单位派专车两人以上清点、押运，防止密件丢失。
5、各撤销县区的涉密计算机涉密磁介质需改变用途时，不得降低原秘密等级；对不再有使用价值的涉密信息。必须进行格式化处理。
6、各城区主要领导的新办公地点在使用前，要由市保密技术检查中心对其办公环境进行一次系统的保密技术检测。
三、做好档案处置和保密工作的几点要求
1、成立机构。凡撤销的县区要成立档案处置和保密工作领导小组，实行全程指挥，负责组织、协调档案和密件的移交工作第一责任人，负责本部门的档案和密件清理交接工作。部门和个人不得以任何借口擅自转移、销毁和私自留存档案和密件，在档案和密件交接手续没有办清之前，第一责任人、档案管理干部和密件管理人员一律不得离岗。
2、提供经费。撤销的县区要对县区撤销前来几十年来积累的需清理移交的档案数量有一个充分的估计，要虹拨专项经费，准备充足的档案库房和铁柜集中存放档案，并要稳定和增加档案管理干部，确保档案处置工作的顺利进行。
3、保证安全。县区在档案清理、移交工作中，要采取有效措施，确保档案的安全，做到万无一失。各部门向档案局移交档案，必须按照国家档案局规定的《机关文件材料归档和不归档案的范围》将文件造册登记、列好清单，认真办理交接手续，保证档案材料不遗失、不错漏。凡撤销的县区要按《保密法》的要求，对涉密载体进行认真清理，严格手续，该移交的移交，该销毁的销毁，杜绝失泄密事故的发生。
4、加强检查。撤销的县区的档案和密件清理、移交工作情况复杂，历史遗留问题多业务基础参差不齐，存放地点分散，有机构名称多次变更，工作责任不够明确。针对这些问题，各级党委、政府要加强对撤销单位的档案和密件清理移交工作的检查，及进发现和解决档案和密件整理移交过程中的困难和问题，掌握档案和密件移交工作的进度，争取在较短的时间内完成移交接收任务。
5、突击整理。市、县档案局(馆)和城区综合档案室要发挥档案保管基地的作用，积极配合党委、政府做好档案接收工作。要认真实施业务监督指导，及进组织突击整理，对接收进馆的档案进行鉴定、整理、编目、上架，争取尽快恢复提供利用，为行政区划调整后机关工作的正常运行提供良好的服务。
这次行政区划调整中的档案和密件清理移交工作，涉及移交单位较多、移交数量较大，工作难度较强，全市各有产在部门领导要严密组织，切实保证档案和必件的安全交接。凡违反规定定造成档案和密件丢失或失泄密的，要追究有关领导和档案、密件管理人员的责任。
中共南宁市委办公厅、南宁市人民政府办公厅
2005年3月15日