发布文号: 保监办发［2000］3号
各保险公司，各保险中介机构，各保险学会，各保险行业协会，各外资保险机构驻华代表处：
为理顺保险机构与保监会之间的行文关系，规范保险机构向保监会行文，提高公文质量和办事效率，保监会于2000年3月3日在北京召开了全国保险公司办公室主任座谈会。会议总结了保监会成立以来各保险公司与保监会之间的公文运转和处理情况，保监会副主席冯晓增就加强公文工作书面提出了具体要求。会议认为，公文处理工作反映出一个单位的办事作风、工作质量和运作效率。保险业是一个信息密集的行业，只有及时、准确、安全地做好公文处理工作，才能保证政令畅通，促进保险业的改革与发展。现根据国务院有关要求及与会同志的意见和建议将各保险机构向保监会行文规范如下：
一、公文由发文机构名称、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机构、印发日期等部分组成。一般的公文至少应包括发文机构名称、发文标题、发文字号、主送单位、正文、成文日期、主题词等组成部分。
二、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
三、上报的公文必须加盖印章。
四、成文日期以签发人签发日期为准；联合行文，以最后签发人的签发日期为准。
五、上报的公文应当标注主题词。主题词一般为3至5个，包括公文内容和文种。
六、上报公文应当确有必要，注重效用。
七、保险机构向保监会行文，应采用“请示”和“报告”两种公文形式。
八、各保险机构报送保监会的“请示”，凡涉及机构设立、高级管理人员任职资格审查(包括各种申报材料)和任命、保险条款费率审批和备案、申请扩大业务范围等方面的，一律报送3份。其他事项的“请示”报1份。“报告”一律报送3份。公司简报和内部规章，视阅知范围的大小自行确定报送份数。
九、保险机构向保监会行文，应当在公文首页注明签发人姓名，其中，“请示”还应当在末页注明公文承办人的姓名和联系电话。
十、保险公司总公司向保监会总部直接行文，抄送当地保监办，保险公司分支机构一般向保监会派出机构行文。
十一、“请示”应一文一事；“报告”不得夹带请示事项，提出的意见和建议，只供保监会及其派出机构参考。
十二、除保监会及其派出机构领导直接交办的事项外，不得以保险机构名义向保监会及其派出机构领导个人报送“请示”和“报告”。
请严格按照上述要求执行。执行中如有问题，请及时报告保监会办公室。
特此通知