发布文号: 京人社劳发[2011]344号
各区县人力资源和社会保障局、档案局、总工会、企业联合会、工商业联合会，市属企业主管局、各企业集团公司、控股公司、总公司及各类企业：
为完善集体合同制度，提高集体合同质量，规范集体合同档案管理，发挥集体合同档案作用，提升经办机构管理水平，我们制定了《北京市集体合同档案管理办法（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。
北京市人力资源和社会保障局
北京市档案局
北京市总工会
北京企业联合会/北京市企业家协会
北京市工商业联合会
二○一一年十二月十二日
附件：
北京市集体合同档案管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为规范集体合同档案管理，发挥集体合同档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《北京市实施中华人民共和国档案法办法》和《北京市集体合同条例》等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称集体合同档案，是指集体合同订立、履行、管理、备案过程中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、电子文件等不同形式的历史记录。
第三条 本市区县人力资源和社会保障行政部门（以下简称“区县人力社保部门”）及其管理的用人单位按照《北京市集体合同条例》要求提交的备案材料、履行备案手续时形成的集体合同档案，适用本办法。
本市行政区域内依法订立集体合同的各级工会组织、企业代表组织、企业、实行企业化管理的事业单位和民办非企业单位参照本办法管理本单位集体合同档案。
第四条 市人力资源和社会保障行政部门、市档案行政管理部门、市总工会、市企业联合会和市工商业联合会等有关部门负责全市集体合同档案工作的监督、管理和指导。各区县档案行政管理部门应密切与区县人力社保部门的联系，监督指导本行政区域内的工会组织和企业代表组织以及相关单位做好集体合同档案管理工作。
第二章 文件归档、档案整理与保管
第五条 各单位要高度重视集体合同档案工作，将集体合同档案作为本单位档案的重要组成部分，加强组织领导，明确管理人员，实行集中统一管理，确保集体合同档案的齐全完整。
第六条 要依据国家及北京市关于档案的法律法规，建立健全集体合同档案管理制度，其内容主要包括：档案收集、整理、保管、借阅、鉴定、销毁、统计、移交等。
第七条 要认真执行《集体合同文件材料归档范围与档案保管期限》，结合工作实际，将集体合同订立、履行、管理、备案等各阶段形成的具有查考利用价值的文件材料归档保存。任何单位、部门和个人不得拒绝归档或将档案据为已有。
第八条 应采取集中归档方式，在每年六月底以前将归档文件材料移交本单位档案部门。归档文件材料应齐全完整、真实准确、手续完备、字迹工整、载体和书写材料符合要求。
第九条 集体合同档案的保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为30年、10年。
第十条 可依据《北京市实施归档文件整理规则细则》进行集体合同档案的分类、排列、编号、编目、装盒等整理工作，应遵循文件形成规律和特点，保持文件有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第十一条 要设置必要的档案管理用房与相关设施、配备档案装具，采用先进管理技术，按照防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等档案保护要求，及时消除安全隐患，妥善保管集体合同档案，确保档案实体的安全。
第十二条 任何单位、组织和个人严禁在互联网及其他公共信息网络公布涉密集体合同档案信息。
第三章 档案利用、鉴定销毁与移交
第十三条 单位和个人对所需查询业务，应当按照集体合同档案查阅程序提出申请，各有关单位依法在业务范围内为单位和个人提供档案信息查询服务。集体合同档案原则不外借，相关单位因工作需要进行调查取证或办理案件时，须持本单位介绍信，经档案形成部门主管领导审批后查阅相关内容。
第十四条 集体合同档案利用形式主要包括：档案阅览、复制摘抄、出具档案证明等。
第十五条 各单位成立由单位相关负责人、业务人员和档案工作人员组成的鉴定小组，对已达到保管期限的集体合同档案提出鉴定处理意见，对仍具有保存价值的集体合同档案，应当重新确定保管期限，对确无保存价值的集体合同档案，编制销毁清册，经本单位主要负责人审核批准后，按照有关规定予以销毁。
第十六条 严格履行集体合同档案鉴定销毁程序，未经鉴定和批准，禁止擅自销毁档案。销毁集体合同档案时，应当派两名以上人员监督，监督人员应在销毁清册上签名，并注明销毁时间、方式。档案销毁清册须永久保存。
第十七条 依据相关规定，将永久、定期30年保存的集体合同档案自形成之日起满10年向区县档案馆移交。
第十八条 对集体合同档案管理中发生的违反档案工作法律法规行为，档案行政管理部门会同有关部门依法予以查处。
第四章 附则
第十九条 各类集体合同档案中涉及会计、电子文件等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。
第二十条 本办法自2012年2月1日起执行。
附件：
集体合同文件材料归档范围与档案保管期限
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内容 |
企业 |
企业 工会 |
各级企业代表组织 |
各级工会 组织 |
区县人力 社保局 |
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一、签订工作文件材料 |
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集体协商要约书 |
10年 |
10年 |
10年 |
10年 |
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确定协商代表过程中产生文件 |
10年 |
10年 |
10年 |
10年 |
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授权委托书（含复印件） |
10年 |
10年 |
10年 |
10年 |
永久 |
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集体协商方案 |
10年 |
10年 |
10年 |
10年 |
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集体协商议题及相关文件 |
10年 |
10年 |
10年 |
10年 |
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集体协商会议记录、纪要等相关文件 |
30年 |
30年 |
30年 |
30年 |
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集体合同草案 |
10年 |
10年 |
10年 |
10年 |
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职工（代表）大会审议通过集体合同草案的决议 |
永久 |
永久 |
永久 |
永久 |
永久 |
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集体合同文本 |
永久 |
永久 |
永久 |
永久 |
永久 |
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二、备案管理文件材料 |
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《集体合同备案申请表》 |
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永久 |
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注册登记证明复印件 |
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永久 |
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《集体合同备案受理通知书》 |
永久 |
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永久 |
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《集体合同备案受理通知书》（存根） |
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永久 |
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《集体合同备案补正材料通知书》 |
永久 |
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永久 |
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《集体合同备案补正材料通知书》（存根） |
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永久 |
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《集体合同审查意见书》 |
永久 |
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永久 |
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《集体合同审查意见书》（存根） |
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永久 |
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《解除、终止集体合同备案登记表》（存根） |
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永久 |
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《解除、终止集体合同备案登记回执》 |
永久 |
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《区域、行业集体合同备案申请表》 |
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永久 |
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《解除终止区域（行业）集体合同备案登记表》（存根） |
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永久 |
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《解除终止区域（行业）集体合同备案登记回执》 |
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永久 |
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其它涉及备案管理的文件材料 |
10年 |
10年 |
10年 |
10年 |
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三、处理争议文件材料 |
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协调处理申请 |
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永久 |
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协调处理协议书 |
10年 |
10年 |
10年 |
10年 |
永久 |
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四、其它涉及集体合同的材料 |
10年 |
10年 |
10年 |
10年 |
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