发布文号: 渝司办[2009]34号
各区县（自治县）司法局，市公证处：
根据司法部《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》的规定，现将建立公证机构和公证员执业档案的有关事宜通知如下：
一、执业档案包括纸质档案和电子档案。根据《公证机构执业管理办法》第35条、《公证员执业管理办法》第28条的规定，各区县司法局应分别建立所属公证机构和公证员的执业档案，市司法局应建立全市公证机构的执业档案以及市公证处公证员的执业档案，并对建立的公证执业档案实施动态管理。
二、公证执业档案的内容
（一）公证机构执业档案应存入以下资料：
1．公证机构情况表；
2．公证处负责人任职文件；
3．公证处工作人员花名册；
4．《公证机构执业证书》复印件；
5．公证机构印章备案表；
6．季、半年、全年工作报表；
7．年度审计报告；
8．投诉、申诉、复查、涉诉、理赔及撤证情况记录材料，质量检查情况报告；
9．受表彰、奖励、惩戒及处罚记录材料；
10．公证处每年向主管司法局提交的年度工作报告，主管司法局对公证处年度考核结果情况报告（包括考核的综合评价、主要成绩、存在问题、整改要求或建议及据此确定的考核等次）；
11．其他需要存入档案的材料。
（二）公证员执业档案应存入以下资料：
1．公证员情况表；
2．《公证员执业证》复印件；
3．法律职业资格证书或其他资格证明（包括涉外资格证书、任职前培训合格证书）复印件；
4．学历证书复印件；
5．职称评定资格证书复印件；
6．身份证复印件；
7．公证员印章备案表；
8．年度继续教育或业务培训记录；
9．受表彰、奖励、惩戒及处罚记录材料；
10．公证员（或负责人）执业年度考核相关材料；
11．质量检查情况（含所承办公证事项的投诉、申诉及处理情况等）；
12．《公证法》实施前担任公证员的公证员资格证或任职文件，《公证法》实施后任命的公证员的《公证员任职报审表》和《公证员任职申报表》等任职申报材料；
13．其他需要存入档案的材料。
三、各区县（自治县）司法局应严格按照本通知要求，在今年3月底以前，建好所属公证处及公证员的执业档案，并根据机构和人员的执业情况变动及时调整，适时收集、添加有关资料，市司法局将不定期进行抽查。 二○○九年三月九日
重庆市公证机构情况表填表单位 填表时间
机构名称 执业证号
设立时间 负责人 电话
能否办理涉外公证业务 涉外资格取得时间 涉外公证员数
体制及经费管理方式 事业体制 合作制 经费管理方式
全额拨款 差额拨款 自收自支 财政 税务
办公设施及资产情况 办公地址 面积 自购 租用
办公设施
人员情况 核定的事业编制数 占编人员数 核定的公证员配备数
公证人员总数 公证员 公证员助理 行政辅助人员 男 女
党组织建设情况 是否成立党组织 党组织数量 党员数量
业务情况 办证量 业务收费
投诉及质量情况 市司法局抽查案卷数及等级评定结果
区县司法局检查案卷数及等级评定结果
投诉及处理结果
奖惩情况 公证处或公证员获奖情况
公证处或公证员受到处罚情况
年度考核情况 公证机构 公证机构负责人 公证员
注：本表由各区县司法局根据所属公证处上年度的工作情况填写，于每年4月15日前报市司法局主管部门。
重庆市公证员情况表
填表单位填表时间
姓名 性别 出生年月
政治面貌 职务 社会职务
参加工作时间 到公证处工作时间 担任执业公证员时间
能否办理涉外公证业务 是否属指定办理涉台公证业务人员
学历情况 初始学历（学位） 专业 毕业时间 毕业院校
最高学历（学位） 专业 毕业时间 毕业院校
职称情况 职称等级 评定时间
办证情况 年办证量 年业务收费
投诉及质量情况 市司法局抽查案卷数及等级评定结果
区县司法局检查案卷数及等级评定结果
投诉及处理结果
文章发表情况
奖惩情况
年度考核等次
注：本表由各区县司法局根据所属公证处的公证员上年度的工作情况填写，于每年4月15日前报市司法局主管部门。
重庆市公证处工作人员花名册
填表单位：填表时间：
公证员名册
姓名 性别 身份证号 执业证号 政治面貌 编制 职称 涉外
公证员助理名册
姓名 性别 身份证号 助理证号 政治面貌 到公证处时间 编制
学历 专业 毕业院校 有无法律职业资格
行政辅助人员名册
姓名 性别 身份证号 政治面貌 到公证处时间 编制 学历 专业 岗位
注：本表由公证处于每年3月底前填报主管司法局。各区县司法局于4月15日前报市司法局主管部门。