发布文号: 苏建办[2008]10号
各市（区）建设局，苏州工业园区规划建设局、苏州高新区建设局：
为加强我市重点工程项目档案管理工作，2008年4月至6月，苏州市城建档案馆与苏州市发改委、苏州市档案局联合对14个已竣工的苏州市2007年度重点工程项目的档案管理情况进行了执法调研。在调研中，发现在市重点工程项目档案的收集、验收、归档方面还存在一些问题。为进一步加强市重点工程项目档案的管理工作，依据国务院《建设工程质量管理条例》、建设部《城市建设档案管理规定》、《关于积极防御地震等自然灾害充分发挥城建档案作用的通知》、《苏州市城市建设档案管理办法》等法规、规章和规范性文件，现通知如下：
一、认真做好市重点工程项目档案登记工作。各市（区）城建档案管理机构要认真做好登记工作，在建设单位领取建设工程规划许可证（或施工许可证）时，须严格履行档案登记手续，签订《建设工程档案报送责任书》，并向建设单位认真告知有关工程档案管理的责任、义务、内容，使建设单位了解《建设工程档案报送责任书》的内容和要求。
二、加强市重点工程项目档案的业务指导工作。各市（区）城建档案管理机构应当根据档案登记信息，有计划、有步骤地对市重点工程项目档案进行业务指导，督促建设单位、施工单位、监理单位、拆迁实施单位等参建单位建立档案管理机构、健全档案管理制度、配备档案管理人员、加强声像电子档案的收集归档，把档案工作纳入到工程管理的各个环节，做到与工程建设同步，随时收集、随时归档。
三、加强市重点工程项目档案人员的培训工作。各市（区）城建档案管理机构应当根据省建设厅有关要求、市重点工程项目的进展情况和参建单位的需求，采取多种形式，及时对各参建单位的档案人员（包括工程技术人员、专兼职资料员等）进行岗位培训和业务知识培训工作，使档案人员能够规范地做好档案的收集、整理、归档工作。
四、认真做好市重点工程项目档案的预验收工作。各市（区）城建档案管理机构在工程竣工验收前，要认真进行档案预验收，审查确认档案资料的完整、齐全，并向建设单位出具建设工程档案预验收文件，保证工程竣工验收的顺利进行。
五、加强市重点工程项目档案的接收工作。各市（区）城建档案管理机构要认真督促建设单位按要求向城建档案管理机构报送全套符合归档要求的工程档案原件（包括照片、录像资料和电子档案），并向建设单位出具建设工程档案接收证明书或认可文件，对逾期未交的，要督促其限期移交。各市（区）建设工程竣工备案机构在办理工程竣工备案时，要严格把关，认真审查建设工程档案接收证明书或认可文件。 二○○八年八月八日