发布文号: 京政农发[2003]47号
郊区各区县人民政府：
加快小城镇建设，对我市实现农村经济快速发展具有战略意义，对小城镇档案的规范管理是关系到小城镇长远发展的一项重要的基础性工作。为了使小城镇的档案工作适应发展需要，现将《关于加强小城镇档案管理工作的意见》印发给你们，请加强对此项工作的领导，采取措施，使之更好地为小城镇的建设和发展服务。
二○○三年六月三日
关于加强小城镇档案管理工作的意见
近几年来，我市小城镇建设发展较快，在小城镇的规划、开发建设以及管理过程中形成了大量的具有保存价值的档案材料。这些档案真实、完整地反映了小城镇建设和管理的全过程，是小城镇进一步发展的依据与凭证，也是国家档案信息资源的重要组成部分。管理好小城镇档案，对于保存历史记忆、方便工作查考、维护公民权益具有重要意义。据调查，目前我市有些小城镇在档案的收集、归档、移交、保管等方面存在一定问题，主要表现为各相关部门之间缺乏沟通与协调，致使一些小城镇档案处于分散管理状态，应当归档的档案没有按规定向档案部门移交，特别是大量的基本建设工程档案还滞留在开发商、建筑商手中，有的小城镇甚至出现了档案流失现象，给小城镇的开发建设和管理造成不同程度的损失。为了确保小城镇档案的齐全完整，使之更好地为小城镇的建设、发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》及有关规定，结合本市实际情况，现对北京市小城镇建设档案管理工作提出如下意见：
一、加强对档案工作的领导，将小城镇档案工作纳入镇政府工作日程，并明确领导分工。镇综合档案室要切实履行对小城镇档案工作的收集、保管、提供利用及监督、指导职能。
二、小城镇档案主要是指在小城镇规划、建设和管理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的记录。目前，其主要内容有：小城镇立项、规划、审批材料；各级政府给予的各项优惠、扶持政策材料；小城镇用地及拆迁过程中形成的文件材料；工业、民用建筑工程材料，市政、公用、交通、水利、电力等基础设施及环境卫生、园林绿化等城市建设工程材料；工业开发区建设、招商引资形成的文件材料；户籍、物业等管理方面的文件材料。
三、镇综合档案室要将小城镇开发建设中形成的文件材料纳入归档范围；明确各有关部门要定期将档案资料向镇综合档案室移交，明确建筑施工单位将一套完整有效的基建竣工图向建设单位或镇综合档案室移交，确保档案资料的完整与安全。
四、镇工业开发区管委会在条件成熟的情况下，可成立独立的综合档案室，负责接收、保管、提供利用本管委会形成的档案。其档案工作接受镇综合档案室的监督、指导。开发区管委会不具备档案管理条件或档案保管条件较差、存在档案安全隐患的，其档案可由镇综合档案室代管。
五、区县委、办、局等单位形成的涉及小城镇建设的档案按有关规定向本单位综合档案室移交。
六、区县档案局要依法履行对本区县小城镇建设档案工作的监督指导职责，并可根据本地实际情况制定相应的档案管理办法。