发布文号: 海档发[2007]4号
各区档案局、市直各单位：
根据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对《海口市归档文件整理规则实施细则》(以下简称《细则》)进行修订。修订后的《细则》自印发之日起施行，同时废止2006年3月10日印发的《细则》。现将修订后的《细则》印发给你们，望认真组织学习并贯彻执行。
二○○七年二月二十六日
海口市归档文件整理规则实施细则
1、 总则
为规范归档文件整理方法，适应档案管理现代化的需要，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22－2000)和《海南省归档文件整理规则实施细则》，结合我市的实际情况，制定本细则。
本细则适用于本市各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的并已办理完毕，作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理。
本细则规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理方法。
2、 整理规则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
3、 质量要求
归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。立档单位必须依据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持文件原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，立档单位应运用计算机并采用海口市档案局推广的档案管理软件辅助整理工作。
4、整理方法
4.1 归档文件的整理单位
以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，重要文件的正本与历次修改稿可为一件；计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录以一次会议记录为一件；报表、名册、图册、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本(册)为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件；未装订成套的会议材料各为一件；正文与文件处理单为一件。
4.2 装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；计算机及网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。
4.3 分类
归档文件采用年度一保管期限分类法进行分类。
4.3.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
4.3.1.1 一般应以文件形成时间判定文件所属年度。
4.3.1.2 跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。
4.3.1.3 几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
4.3.1.4 文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体、以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
4.3.2 按保管期限分类。
将文件按划定的保管期限分类。
4.4 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4.5 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章可盖在文件处理单上，以保持文件原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
4.5.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
4.5.2 年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006。
4.5.3 保管期限：归档文件的保管期限(永久、30年、10年)。
4.5.4 件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号。室编件号由立档单位在归档文件整理时标注，馆编件号在档案移交进馆后由档案馆标注。室编件号的编制方法：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列从“1”开始标注，每种保管期限各编一个顺序号，如：
永久件号：1.2.3.4.5……
30年件号：1.2.3.4.5……
10年件号：1.2.3.4.5……
4.6 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
4.6.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
4.6.1.1 件号：填写室编件号。
4.6.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
4.6.1.2.1 填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用“本厅”、“本局”等含义不明、难以判断的简称。
4.6.1.2.2 联合发文时责任者过多的可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须填写。
4.6.1.2.3 未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
4.6.1.3 文号：文件的发文字号。
4.6.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“［］”号。
4.6.1.5 日期：文件形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20060812。
4.6.1.6 页数：每一件归档文件的总页数。归档文件须编页号，页号用钢笔标注于归档文件页面的右上角或左上角。文件中有图文页面为一页。
4.6.1.7 备注：注释文件需说明的情况。
4.6.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录每年区分保管期限装订成册，亦可几年区分保管期限装订成册。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。
4.6.2.1 全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4.6.2.2 年度：填写本目录所登录文件的形成年度，如：“2006”、“2004一2006”等。
4.6.2.3 保管期限：根据目录中所登文件的保管期限，直接填写永久、30年或10年。
4.7 全宗说明：全宗说明的标题为“***(单位名称)***年全宗说明” ，全宗说明主要包括4部分内容：归档单位的主要工作职能、组织机构情况、本年度工作概况及文件材料整理归档情况。全宗说明与归档文件目录一起装订，全宗说明在前，归档文件目录在后。
4.8 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、及备考表项目。不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。
4.8.1 档案盒
4.8.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
4.8.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“／”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，每年编一个顺序号，档案室可根据需要填写。
4.8.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
4.8.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。备考表不宜印制在盒上。
4.8.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
4.8.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
4.8.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
4.8.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
5、附则
本细则未及事项以中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)为准。
本细则由海口市档案局负责解释。