发布文号: 保办(1996)4号
各省、自治区、直辖市分公司，计划单列市分公司，沈阳市人寿分公司，济南、杭州市公公司，四川、大连、长沙、厦门寿险公司：
根据国务院和中国人民银行批准的我公司机构体制改革方案的要求，全系统机构体制改革工作将于上半年完成。为了避免在机构分设期间文件、档案、资料的散失，保证档案资料的完整、安全，防止失、泄密事件的发生，维护人保公司历史发展真实而貌，现就人保公司在机构体制改革期间文件、档案、资料的管理工作通知如下：
一、立即进行清理、将分散在各处（室）、科里的文件档案资料校规定归档。
（一）各级公司要安排人员对１９９５年以前形成的各种门类与载体的文件资料进行一次彻底的清理，要按收、发文登记簿逐一核对收齐，连同收、发文登记簿及其他有关文件资料一同整理，并按保发〔１９９４〕８５号文件中关于归档范围的有关规定进行立卷整理，然后移交各级公司综合档案室。
（二）做好业务档案的整理工作。各级公司要组织有关业务部门对１９９５年以前的保单、赔案及各类登记簿进行彻底的清理。按８５号文件的规定将列入归档范围的业务档案全部进行整理立卷移交到公司综合档案室。现行的未决赔案、未到期保单也应清齐，按业务划分归类，待机构分设后，分别归财产险公司、寿险公司。
二、根据档案管理工作关于“要维护档案的完整，在数量上保证档案齐全，不能残缺短少，在质量上维护档案的有机联系和历史真迹，不能割裂分散”的原则，在机构正式分设前形成并收集入库的档案（包括各种门类的档案实体、检索工具以及现有档案设备）均作为一个整体不得分开，在机构分设后由财产险公司负责管理。同时，为了充分发挥档案参考、凭证作用，财产险公司应积极与寿险公司共同做好档案利用工作。
三、在机构体制改革期间，要暂停各类档案的销毁工作，各级公司组织人员清理各类档案时，对已满保管期限的档案应造册封存。待新机构运作后再由财产险公司会同寿险公司负责组织有关人员进行鉴定、销毁工作。
四、在机构分设期间各级公司要严格执行档案的保密借阅制度。当前，原则上要求各类档案只准在档案室阅览，不准调阅出库。机构分设期间一律禁止将档案借调给外单位使用。同时，对以往的档案借阅情况进行一次检查，对尚未归还的要督促做好清退工作。
五、在分设工作基本结束，各级产、寿险公司正式对外挂牌营业后，原人保公司档案全宗即告终止。各级产、寿险公司应分别组建新的综合档案室，并建立新的全宗。各级综合档案室档案员工作有变动的，离岗前要严格办理好交接手续。
特此通知