发布文号: 石政办发[2004]90号
各县(市)、区人民政府，市政府各部门：
为进一步规范办文程序，提高办文质量，促进我市行政机关公文处理工作的规范化、制度化、科学化，市政府办公厅对全市行政机关公文处理工作进行了检查。从检查情况看，《国家行政机关公文处理办法》(以下简称办法)实施以来，多数行政机关的公文质量有了明显提高。元氏县、高邑县、桥西区、辛集市、鹿泉市、栾城县、赵县、正定县、民政局、法制办、水利局、司法局、交通局、审计局的公文处理工作较为规范。但检查中也发现一些不容忽视的问题：一是有些机关思想不解放、观念陈旧，文件内容与党的十六大和十六届三中全会的精神不符，个别文件与上级政策相违背、甚至存在违法的现象。二是有些文件制发粗糙、内容冗长、照抄照转现象严重，有的文种错误、体例格式不规范。三是少数单位违反程序，越级行文报文，擅自增设内部刊物、增发数量。上述问题，不仅严重妨碍了政府工作的正常开展，也损害了政府形象。为进一步加强公文处理工作，现提出如下要求：
一、提高认识，加强领导
行政机关公文是各级政府依法履行职责、从事公务活动的重要工具。它具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和较强的时效性。加强公文处理工作规范化、制度化、科学化建设，既是推进依法行政、建设法治政府的需要，也是加强执政能力建设、改进机关作风的迫切要求。各级行政机关要从实践“三个代表”重要思想，坚持立党为公、执政为民，弘扬求真务实精神，完善科学决策机制的高度，充分认识公文处理工作的重要意义。各级领导干部特别是主要负责人要高度重视公文处理工作，对重大决策的行文要亲自研究、亲自审定，严格审核把关，要坚决纠正公文处理仅是文秘人员职责的错误认识，不断提高公文处理的质量。
二、完善制度，规范行为
各级行政机关要以此次检查为动力，认真对照《办法》的要求，深入查找本单位在公文处理工作中存在的问题和不足，坚决纠正公文处理不规范、甚至违法的现象。在认真改进的基础上，建立健全包括公文草拟、审核、签发和管理、整理、归档以及责任追究在内的内部工作制度。认真规范公文处理行为，切实堵塞公文处理过程中的各种漏洞，严防文件内容或格式出现错误、越级越权行文、签文以及失密、泄密、文件压误等事故的发生，确保《办法》和各项制度真正落到实处。
三、精简文件，改进政风
过多过滥的行文，既增加行政成本、又影响行政效率，且导致文繁扰政、文繁扰民等问题的发生。各级行政机关要从加强和改进机关作风建设，转变政府职能，提高办事效率，强化服务意识出发，切实做好文件精简工作。一是要严格控制发文数量。凡能用电话、传真等形式解决问题的，不再发文；凡属部门职权范围内可以解决问题的，不再发文；凡是法律法规已有明确规定的，一律不再发文；凡已公开见报的领导讲话和文件，一般不再发文；国务院和省已发至县级的文件，如本级没有贯彻意见的，一般不再转发；凡通过本机关发文或几个机关联合发文能够解决的，一律不得报请市政府批转或市政府办公厅转发。二是要严格控制发文范围，尽量减少文件印数。凡公开见报的文件，只发领导机关和主要单位；凡与文件内容和实际工作无关的单位，一律不再发文。三是要大力压缩文件篇幅。各级行政机关的文件，一般不得超过3000字；各县(市)、区和市政府各部门报送市政府的请示、报告、意见，一般应控制在2000字以内。四是要严格文件和内部刊物的管理。要认真贯彻市委办公厅、市政府办公厅《关于公布市直部门文件简报清理结果的通知》(石办字[2002]63号)精神，各部门原则上只保留一种文件、一种简报。挂靠单位、临时机构一般不发文件和简报，确需印发的，以归口单位文件或简报形式印发。因工作需要确需增加的文件、简报，要向市政府写出书面报告，经同意并备案后方可启用。否则一律不受理。
四、提高能力，强化监督
公文处理是行政机关文秘人员的一项重要的基本功。自觉遵守公文处理规则，熟练掌握公文处理基本知识，提高公文制作水平，是对每一名机关文秘人员的基本要求。各级行政机关要采取多种方式，不断加强对文秘人员的培训教育，不断提高文秘人员的思想政治素质、业务知识和文字工作能力。市政府办公厅将适时组织全市行政机关办公室主管主任及文秘人员的培训，努力提高公文处理工作的整体质量和水平。同时，要继续加大对公文处理工作的监督检查。凡不按规定程序向市政府暨办公厅报送公文或公文格式不规范、公文质量问题突出的，将一律予以退回；对不按规定报送规范性文件备案的、公文出现严重错误的，要予以通报批评、予以撤销、废止，并追究有关人员责任。
二○○四年九月一日