規範公共行政當局之公務通訊、徽號及標誌之使用以及紙張之標準化，並簡化若干行政程序及訂定在澳門地區外發出但應在本地區產生效力之文件之一般有效期 —— 若干廢止（附：葡文版本）

鑑於工作資源及工作方式在技術上之不斷發展，並為遠至行政當局接近民眾之目的，有必要完善若干規定，並進行若干旨在簡化行政當局與個人間之關係及使之更為切合實際之革新。故此，現對諸如公務通訊、檔案、文件標準化、文化有效性以及標誌等事宜作出規範。

基於此；

經聽取諮詢會意見後；

護理總督根據《澳門組織章程》第十三條第一款之規定，命令制定在澳門地區具有法律效力之條文如下：

第一章
一般規定

第一條
（適用範圍）

本法規適用於澳門公共部門及公共機構，包括市政廳及其他公法人。

第二章
公務通訊及行政當局徽號

第二條
（公務通訊方式）

一、公務信函一般採用公函形式。

二、亦可使用明信片、傳真、電子郵件或確保證實通訊接收人與發送人並保障通訊真確性之其他通迅方式。

三、如信函涉及秘密事宜，應將信函裝入兩個信封，並在文件及內信封上註明“密件”字樣，且僅可由受文實體開重啟；如該實體認為信函不涉及秘密事宜，得取消信函之秘密性，並劃去“密件”字樣及隨即作簡簽。

四、如信函僅可由收文人知悉，須遵守上款之規定，並須註明“密件”字樣。

第三條
（有關公務通訊之規則）

一、有權限機關之據位人及有資格之工作人員經授權或授權簽署後，方得以有關公共部門或公共機構之名義與其他實體進行公務通訊。

二、信函內應載有簽名、簽名者姓名、簽名者官職及有關卷宗之識別資料，並應指明答覆中須註明該職別資料。

三、部門或機構間、同一部門或機構之附屬單位間之通訊或非秘密信息之交流，如因通訊接收入、發送人或有關內容而不具公務通訊方式，則視為非正式接觸。

四、在選用上條所指一項或多項通訊方式時，應考慮下列一般原則：

ａ）採用針對個別情況行之有效且最經濟之通訊方式；

ｂ）採用相對有關內容最適當之通訊方式。

五、每一部門或機構應對傳真機或電子郵件之使用以及資料之電腦傳輸作出規定，並應定出發送及接收資料之監督規則，且指定有關負責人員。

第四條
（語言）

信函、表格及其他文件之行文應使用簡練，清晰及明確之語言。

第五條
（識別）

一、澳門公共行政當局之徵號須以訓令核准。

二、信函所用印件內，除上款所指徵號及公共部門或公共機構之官方名稱外，尚應在左上角或下白邊處指明方便通訊之資料，尤其是地址、電子郵件位址、傳真號碼及電話號碼。

三、部門、機構以及從事對個人造成影響之特別活動之從屬機構及附屬單位，得獲准使用專有標誌，以便快捷及明確對其作出識別。

四、標誌應透過代表性成分及形象，以美觀之圖示方式表現部門、機構或附屬單位之性質、職責或主要活動。

五、標誌須透過附說明理由之提議，並經聽取行政暨公職司意見後以訓令核准。

六、具官方格式之印件內或官方之定期或不定期出版物內，除部門或機構之官方名稱外，僅得使用澳門公共行政徽號或上款所掍之標誌，並應使用部門或機構之官方名稱；內部文件及出版物內得不使用官方名稱。

七、第三款及第四款之規方適用於用作識別或指示部門、機構及附屬單位之牌匾、標牌、標籤及海報。

第三章
紙張之標準化

第六條
（印件之雙語性）

一、第一條所指實體使用之具預印字樣之紙張應為雙語。

二、印件之雙語性係指印件內預印之字樣須以葡文及中文按同等地位編印。

第七條
（官方印件之印刷）

一、澳門政府印刷署僅得為第一條所指實體印刷符合本法規附件所載尺寸及其他特徵之印件，以及符合總督以批示核准之特徵之印件。

二、經聽取行政暨公職司意見後，總督得以批示核准使用尺寸不同於本法規所定者之紙張、信件、文件袋及明信片。

三、本條所指批示須公布於《政府公報》；總督作出該等批示之權限不得轉授。

第八條
（紙張顏色及印刷油墨顏色）

一、公函、信件、報告書、建議書、意見書、信封、文件袋及明信片使用白色紙張，其上以黑色油墨印刷。

二、總督辦公室及政務司辦公室得使用其他顏色之紙張。

三、如部門、機構或附屬單位所用經核准之標誌具專用顏色，在第一款所指紙張上得以該專用顏色之油墨印刷。

第九條
（格式編號及尺寸說明）

一、凡有預印字樣之紙張、信封及文件袋，應依次在其左下角印有部門或機構名稱及格式之內部編號。

二、紙張右下角應按附件一印有紙張代號，並以數目字印有印刷年份及月份。

三、信封或文件袋上部門或機構名稱之下方，應按附件四印有信封或文件袋之代號，並以數目字印有印刷年份及月份。

第十條
（紙張種類）

一、公函、信件、報告書、建議書或意見書所用紙張之重量介乎60至70gr/m2。

二、信件及文件袋所用白色紙張之重量約為100gr/m；如使用灰色紙張，其重量介乎50至180gr/m2。

三、明信片所用紙張之重量介乎150至200gr/m2。

第十一條
（紙張之規格及格式）

一、行政當局所用紙張之規格，應符合附件一所載之尺寸；但電腦打印須使用之沿邊打孔之拉式連續紙，不在此限。

二、公函或信件所用紙張以及報告書、意見書或建議書所用紙張均為A4規格，兩者之格式分別載於附件二及附件三。

第十二條
（信封及文件袋及規格及印刷）

一、行政當局所用信封及文件袋之規格，應符合附件四所載之尺寸。

二、信封及文件袋應按附件五所載之指示印刷。

三、就本法規之規定而言，開口在較長一側者為信封，開口在較短一側者為文件袋。

第十三條
（開窗信封及開窗文件袋）

一、名稱代號為C6之DL之信封及文件袋之正面，均得開有透明紙窗，透過該紙窗可看到受文人之名稱及地址。

二、C6及DL信封或文件袋所開之透明紙窗，應與較長一側平行，紙窗長100mm，寬45mm。

三、如圖五所指，透明紙窗應設於距下頁邊18mm及距右頁邊13mm處。

第十四條
（明信片之使用）

明信片係用於傳遞簡短信息之工具。

第十五條
（明信片之規格及印刷）

一、明信片應為A6規格，較短一側為105mm，較長一側為148mm。

二、明信片應按附件七所載指示印刷。

第四章
內部處理

第十六條
（收發文件之登記）

一、對收到之公函、申請書、請求書、陳述書、聲明異議或上訴須作登記；負責接收文件之工作人員須對該等文件編號、註明日期並作簡簽，且對編號及日期之正確性負責。

二、登記應在簿冊或其他載體內作出，但該載體須確保登記之真確性，並允許以紙張複製登記，以及嗣後在年底作彙編。

三、發送信函時應對其作順序之編號並註明日期。

四、在受文人或發文人行使職能之範圍內使其負有形式上之責任之文件，方應視作須登記及編號之文件，對其他文件則無須登記及編號。

第十七條
（卷宗之檔案）

一、各部門或公共機構之最高領導人有權就編排本部門有關檔案之事宜作出規定。

二、一般卷宗須按事宜編排，且應在卷宗之封面及脊部註明識別資料。

三、個人卷宗須編號，而在內部應按事宜分類，並應按字母順序記入資料卡。

四、處理密件及機密信函時須編排特別卷宗；該等卷宗須由發文及受文實體保存，且卷宗內須註明編號、日期以及文件之去向或來源。

五、卷宗內應剔除文件之任何重複本。

第五章
行政當局與個人間之合作

第十八條
（較有利之程序）

如行政當局得透過不同活動達至同一結果，有關公共部門或公共機構應授用最有利於個人之程序，尤其為獲取文件、通知決定或傳遞資訊時應採用較有利於個人之程序。

第十九條
（接待）

一、負責接待人員應諳兩種官方語言，並能以禮向個人提供諮詢與服務。

二、如接待地點經常多人輪候，應設置適當之編號系統。

三、個別接待時應給予老人、殘疾人、病人及孕婦特別關注。

四、在多人輪候之公共部門或公共機構內，應儘可能設有飲用水供應設備及衛生設施供公眾使用，並應加上相應明顯標示。

第二十條
（個人之參與）

一、公共部門及公共機構均應設立公眾參與之機制及程序，以便提高服務質量。

二、上款所指機制，尤其指建議箱或投訴傳，而在接待地點須指明設有建議箱或投訴簿及其位置。

第二十一條
（建議及投訴）

一、公共部門或公共機構應通過獲指定之工作人員，按月處理收到之意見、建議、投訴或異議，但不影響五月九日第23/94/M號法令第十七條第一款b項規定之適用。

二、建議、投訴異議如為匿名者，得銷毀之，而部門或機構之最高領導人有權指定有關工作人員，亦有權對源自上款所指處理之報告或資訊作出批示。

三、對載有身分資料及地址之個人之投訴及異議，應迅速答覆；在任何情況下，該答覆不應超過自接收有關投訴及異議之日起算四十五之期限。

四、上數款之規定不影響使用法律為保障個人權利或利益所規定之有關方式。

第二十二條
（通知及傳召書）

一、通知及傳召書僅於既不廷誤時間亦不引致利害關係人或其代表作出交通開支之情況下無其他方式解決問題時，方得使用。

二、通知及傳召書內應載明通告與傳召擬處理之事宜及事由。

三、傳召書內所定利害關係人到場之日期，應與向本人作出通知之日或加蓋郵戳之日至少相距七日；傳召書應指明接待利害關係人之準確日期、時刻、地點、與其接觸之附屬單位；如有需要，亦應指明與其接觸之工作人員之姓名。

第二十三條
（表格及申請書）

一、行政程序表格、擬本及申請書格式僅應包含該程序所需之適當資料，且不得要求提供不能增加公共部門或公共機構現有之有用資訊之資料，亦不得要求提供己載於申請書附同文件內之資料。

二、要求填寫之任何表格及文件，應包括簡單指引以及關於其內容之充分說明。

三、應個人要求，公共部門及公共機構應為其提供填寫表格所需之資訊及適當協助。

第二十四條
（與公共部門及公共機構間之通訊）

一、如某一自然人或法人以書面方式聯繫公共部門或公共機關，尤其涉及表格不包括之申請書或請求書以及涉及聲明異議或上訴時，應使用A4規格白色或淺色標準紙張，但不影響第三款規定之適用。

二、上款所指載體得載入識別利害關係人之資料，尤其是名稱、標誌、地址或供電訊聯絡之資料。

三、不得以載入任何性質之文件之載體不適當為依據拒絕接納或拒絕處理該等文件，但僅以文件字跡之辦認未受影響者為限。

四、透過郵寄或電訊方式獲得之下列通訊不獲接納或不受處理：

a）未含有簽署者之身分資料；

b）字跡完全或部分不可辦認；

c）內容不可理解，且不能確認有關事宜或要求。

五、如獲悉利害關係人之身分資料，應將上款所指情況通知利害關係人。

第二十五條
（居住證明）

一、依法要求遞交之組成行政卷宗之居住證明，得以出示居民身分證或選民證代替。

二、如所出示者為選民證，接待申請人之工作人員應按其他身分文件內之簽名核對選民證上之簽名，並在卷宗內註明其在本地區選民登記中之登記編號。

第二十六條
（多用途之證明）

一、證明、聲明書、證書，或用作聲明或證明人之情況、質素或狀況之其他類型之文件，又或用作證明任何事實之其他類型之文件，在其有效期內，得於不同公共部門或公共機構內使用或具有不同之用途。

二、申領上款所指文件時無須指出其用途。

第二十七條
（書證）

一、對證明或事實之證明須儘量以僅出示文件為之，而該等文件須歸還利害關係人或其代表，且宣於在出示文件後歸還。

二、獲出示文件之工作人員須在卷宗內註明及核對文件所載之資料。

三、如為分析卷宗而有必要留存證明文件，須以影印本代替該等文件。

四、獲呈交文件之工作人員須認證文件影印本，並在影印本內註明其與原件相符。

第二十八條
（在本地區外發出之文件）

在本地區外發出但應在本地區產生效力之證明書、證書及證明之有效期為六個月，但不影響法律所定其他更長之有效期。

第二十九條
（文件之發送）

一、編製文件予個人之公共部門及公共機構，如不能在申請日交付文件，應允許個人要求以郵寄方式發送，但有關費用須由利害關係人承擔。

二、應利害關係人之請求，上款所指之郵寄得以掛號或給予回執之掛號方式為之。

第三十條
（拾得物）

一、個人在公共部門或公共機構內遺失之文件、物品或其他物料，須以最簡便及快捷之方式歸還其所有人或正當持有人。

二、如不能按拾得物之內容或所指出之實體知悉其所有人或正當持有人之地址，應將其送交治安警察廳。

第六章
最後及過渡規定

第三十一條
（徽號及標誌）

澳門公共行政當局之徽號以及公共部門及公共機構之標誌得繼續使用，但不影響第五條規定之適用。

第三十二條
（廢止）

廢止三月七日第8/81/M號法令、一月二十五日第5/86/M號法令、一月二十五日第6/86/M號法令、十月六日第46/86/M號法令、五月九日第36/88/M號法令以及三月十六日第59/85/M號訓法令第三條、第四條及第五條之規定。

第三十三條
（開始生效）

本法規於公布三十日後開始生效。

一九九八年一月二十二日核准。

命令公布。

護理總督　黎祖智

A constante evolução tecnológica ao nível dos meios e dos métodos de trabalho, bem como o objectivo de aproximar a Administração da comunidade, aconselham o aperfeiçoamento de algumas disposições e a adopção de inovações que visam simplificar e modernizar as relações com os utentes. Assim, são reguladas, entre outras, matérias como comunicações oficiais, arquivo, normalização e validade de documentos e logotipos.

Nestes termos;

Ouvido o Conselho Consultivo;

O Encarregado do Governo decreta, nos termos do n.º 1 do artigo 13.º do Estatuto Orgânico de Macau, para valer como lei no território de Macau, o seguinte:

Capítulo I
Disposição geral

Artigo 1.º
(Âmbito de aplicação)

O presente diploma aplica-se aos serviços e organismos públicos de Macau, incluindo os municípios e demais pessoas colectivas de direito público.

Capítulo II
Comunicações oficiais e símbolos da Administração

Artigo 2.º
(Forma das comunicações oficiais)

1. A correspondência escrita oficial reveste, em princípio, a forma de ofício.

2. Pode também utilizar-se o bilhete-postal, a telecópia, o correio electrónico ou outro meio de comunicação que garanta a comprovação do destinatário e do remetente e assegure a autenticidade da comunicação.

3. Sempre que a correspondência trate de assunto de carácter reservado, deve ser encerrada em dois envelopes, levando, no documento e no envelope interior, a indicação de «confidencial», e deve ser aberta apenas pela entidade a quem se destinar, que pode retirar-lhe o carácter reservado, se assim o entender, riscando a palavra confidencial e rubricando seguidamente.

4. Na correspondência que deva ser exclusivamente conhecida pelo destinatário procede-se nos termos do número anterior, utilizando a indicação de «secreto».

Artigo 3.º
(Regras da comunicação oficial)

1. Só os titulares dos órgãos competentes e os trabalhadores habilitados, através de um acto de delegação de poderes ou de delegação de assinatura, podem comunicar oficialmente com outras entidades, em nome do respectivo serviço ou organismo público.

2. Na correspondência deve sempre constar a assinatura, a inscrição do nome e do cargo de quem assina, a identificação do respectivo processo e a indicação de que, na resposta, se lhe deve fazer referência.

3. Considera-se contactos informais a comunicação ou a troca de informações de carácter não reservado, entre os serviços ou organismos ou entre subunidades do mesmo serviço ou organismo, que não revistam a forma duma comunicação oficial, atendendo ao remetente, ao destinatário e ao respectivo conteúdo.

4. Para optar por um ou outro dos meios de comunicação previstos no artigo anterior, deve atender-se aos seguintes princípios gerais:

a) Adoptar a comunicação mais económica que para cada caso se revele eficaz;

b) Utilizar a comunicação mais conveniente, face ao respectivo conteúdo.

5. A utilização de telecopiadora ou de correio electrónico, bem como a transmissão informática de dados, devem ser regulamentadas por cada serviço ou organismo, estabelecendo-se regras de controlo para a expedição e recepção e indicando-se os trabalhadores responsáveis.

Artigo 4.º
(Linguagem)

Na redacção da correspondência, formulários e outros documentos deve usar-se linguagem simples, clara e significativa.

Artigo 5.º
(Identificação)

1. O símbolo da Administração Pública de Macau é aprovado por portaria.

2. Nos impressos destinados à correspondência, para além do símbolo referido no número anterior e da designação oficial do serviço ou organismo público, devem ser indicados, no canto superior esquerdo ou na margem inferior, os elementos que facilitem a comunicação, designadamente morada, endereço de correio electrónico, fax e telefones.

3. Os serviços e organismos, bem como os organismos dependentes e as subunidades que desenvolvam actividades especiais com impacto junto dos utentes, podem ser autorizados a utilizar logotipo próprio, que permita a sua identificação rápida e clara.

4. Os logotipos devem reflectir, gráfica e esteticamente, através de elementos representativos e referências iconográficas, a natureza, atribuições ou principais actividades dos serviços, organismos ou subunidades.

5. Os logotipos são aprovados por portaria, mediante proposta fundamentada e obtido parecer da Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública.

6. Em impressos de modelo oficial ou em publicações oficiais, periódicas ou não, apenas podem ser usados, em associação com a designação oficial do serviço ou organismo, o símbolo da Administração Pública de Macau ou o logotipo referido no número anterior, devendo seguir-se aquela designação, que pode ser dispensada nos documentos e publicações internos.

7. O disposto nos n.os 3 e 4 é aplicável às placas, tabuletas, dísticos e cartazes que identifiquem ou onde se refiram serviços, organismos e subunidades.

Capítulo III
Normalização de papéis

Artigo 6.º
(Carácter bilíngue dos impressos)

1. Os papéis em uso pelas entidades referidas no artigo 1.º, que contenham caracteres pré-impressos, devem ser bilíngues.

2. O carácter bilíngue dos impressos traduz-se na inscrição obrigatória, com igual estatuto, de qualquer expressão pré-impressa em língua portuguesa e em língua chinesa.

Artigo 7.º
(Produção de impressos oficiais)

1. A Imprensa Oficial de Macau apenas pode produzir, para as entidades referidas no artigo 1.º, impressos que obedeçam às dimensões e outras características constantes dos anexos ao presente diploma e às que venham a ser aprovadas por despacho do Governador.

2. A utilização de papéis, sobrescritos e bolsas e bilhetes-postais com dimensões diferentes das indicadas no presente diploma está sujeita a parecer da Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública e despacho do Governador.

3. Os despachos previstos no presente artigo são publicados no Boletim Oficial, sendo indelegável a competência do Governador.

Artigo 8.º
(Cores do papel e da tinta de impressão)

1. Os papéis de ofício ou carta e informação, proposta ou parecer, os sobrescritos e bolsas e os bilhetes-postais são impressos a preto sobre papel branco.

2. Os gabinetes do Governador e dos Secretários-Adjuntos podem usar papel de cor diferente.

3. Quando os serviços, organismos ou subunidades possuam logotipo autorizado em que seja utilizada cor própria, podem os papéis referidos no n.º 1 ser impressos na referida cor.

Artigo 9.º
(Numeração de modelos e indicação de dimensões)

1. Todos os papéis, sobrescritos e bolsas com caracteres pré-impressos devem ter inscrito no canto inferior esquerdo a sigla do serviço ou organismo público, seguida do número interno do modelo.

2. No canto inferior direito dos papéis deve ser inscrita a respectiva codificação, de acordo com o anexo I, bem como a indicação numérica do mês e do ano em que foi impresso.

3. Nos sobrescritos ou bolsas imediatamente abaixo à sigla do serviço ou organismo deve ser inscrita a codificação do sobrescrito ou bolsa, de acordo com o anexo IV, bem como a indicação numérica referida no número anterior.

Artigo 10.º
(Tipo de papel)

1. Os papéis de ofício ou carta e informação, proposta ou parecer têm uma gramagem de 60 a 70 gr/m2.

2. Os papéis brancos para sobrescritos e bolsas têm uma gramagem de aproximadamente 100 gr/m2, sendo admitida uma gramagem entre 50 e 180 gr/m2 quando sejam utilizados os papéis «pardos».

3. Os papéis para bilhetes-postais têm uma gramagem entre 150 gr/m2 e 200 gr/m2.

Artigo 11.º
(Formato e conteúdo dos papéis)

1. Os formatos dos papéis para uso na Administração devem obedecer às dimensões constantes do anexo I, exceptuando-se os destinados a impressão por computador em que seja necessário papel contínuo com banda perfurada de arrasto.

2. O papel de ofício ou carta e o papel de informação, parecer ou proposta têm o formato A4, com a configuração constante, respectivamente, nos anexos II e III.

Artigo 12.º
(Formato e impressão dos sobrescritos e bolsas)

1. Os formatos dos sobrescritos e bolsas para uso na Administração devem obedecer às dimensões constantes do anexo IV.

2. Os sobrescritos e bolsas serão impressos de acordo com as indicações constantes do anexo V.

3. Para efeitos do disposto no presente diploma é sobrescrito o que tiver a abertura feita pelo lado maior e bolsa aquele em que a abertura se faz pelo lado menor.

Artigo 13.º
(Sobrescritos e bolsas com janela)

1. Os sobrescritos e bolsas com o código de designação C6 e DL podem ter no rosto uma janela em papel transparente por onde deve ser visível a designação e a direcção postal do destinatário.

2. A janela em papel transparente a usar nos sobrescritos ou bolsas C6 e DL, disposta paralelamente ao lado maior, tem o comprimento de 100 mm e a altura de 45 mm.

3. A janela em papel transparente deve estar posicionada a 18 mm do bordo inferior e a 13 mm do bordo lateral direito, como consta da figura 5.

Artigo 14.º
(Utilização do bilhete-postal)

O bilhete-postal serve como instrumento de comunicação em que o teor do texto se circunscreva a informações breves.

Artigo 15.º
(Formato e impressão dos bilhetes-postais)

1. O bilhete-postal tem o formato A6, com as dimensões de 105 mm para o lado menor e 148 mm para o lado maior.

2. Os bilhetes-postais são impressos de acordo com as indicações constantes do anexo VII.

Capítulo IV
Processamento interno

Artigo 16.º
(Registo de entrada e saída de documentos)

1. Os ofícios recebidos, bem como os requerimentos, petições, exposições, reclamações ou recursos, são objecto de registo, sendo os documentos numerados, datados e rubricados pelo trabalhador responsável por esta tarefa, que responde pela veracidade daquelas indicações.

2. O registo faz-se em livro ou em outro suporte que garanta a autenticidade do registo e permita a reprodução em papel com posterior compilação no final do ano.

3. No acto de expedição, a correspondência deve ser numerada seguidamente e datada.

4. Para efeitos de registo e numeração, apenas devem considerar-se os documentos relevantes, que são aqueles que responsabilizem formalmente o destinatário ou o remetente no âmbito do exercício das suas funções, devendo todos os demais ser dispensados deste acto.

Artigo 17.º
(Arquivo de processos)

1. Compete ao dirigente máximo de cada serviço ou organismo público definir a organização dos respectivos arquivos.

2. Os processos gerais são organizados por assuntos, devendo a sua identificação constar da capa e da lombada.

3. Os processos individuais são numerados, devendo ser divididos internamente por assuntos e descritos em ficheiros, por ordem alfabética.

4. Para a correspondência confidencial e secreta são organizados processos especiais, que ficam guardados pelas entidades remetentes e destinatárias, colocando-se no processo respectivo uma anotação do número, data e destino ou proveniência do documento.

5. Devem ser eliminados dos processos todos os documentos em duplicado.

Capítulo V
Colaboração da Administração com os particulares

Artigo 18.º
(Procedimento mais favorável)

Nas situações em que sejam possíveis actuações diferentes para a obtenção do mesmo resultado pela Administração, devem os serviços e organismos públicos adoptar o procedimento mais favorável ao utente, designadamente para efeitos de obtenção de documentos, comunicação de decisões ou transmissão de informações.

Artigo 19.º
(Atendimento)

1. O atendimento deve ser assegurado por pessoal que tenha conhecimento das duas línguas oficiais e esteja preparado para informar e atender os utentes com urbanidade.

2. Nos locais de atendimento em que se verifique frequente aglomeração de utentes deve ser instalado um sistema adequado de marcação de vez.

3. No atendimento pessoal deve ser dada atenção especial aos idosos, deficientes, doentes e grávidas.

4. Nos serviços ou organismos públicos com aglomeração de pessoas devem existir, sempre que possível, para seu uso e bem sinalizados, dispositivos com fornecimento de água potável e instalações sanitárias.

Artigo 20.º
(Participação dos utentes)

1. Os serviços e organismos públicos devem criar mecanismos e processos de participação dos cidadãos para a melhoria da qualidade dos serviços prestados.

2. Os mecanismos referidos no número anterior podem ser, designadamente, caixas de sugestões ou livros de reclamações, cuja existência e localização é sempre divulgada nos locais de atendimento.

Artigo 21.º
(Sugestões e queixas)

1. Sem prejuízo do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 23/94/M, de 9 de Maio, os serviços e organismos públicos devem proceder ao tratamento mensal das opiniões ou sugestões e das queixas ou reclamações, por trabalhadores designados para o efeito.

2. As sugestões, queixas e reclamações anónimas podem ser destruídas, competindo ao dirigente máximo do serviço ou organismo designar os trabalhadores e despachar o relatório ou a informação resultante do tratamento a que se refere o número anterior.

3. A resposta às queixas e reclamações dos utentes cuja identificação e endereço tenham sido indicados deve ser dada com celeridade e, em qualquer caso, não exceder o prazo de 45 dias, a contar da data da respectiva entrada.

4. O disposto nos números anteriores não prejudica a utilização dos meios previstos na lei para a defesa dos seus direitos ou interesses.

Artigo 22.º
(Avisos e convocatórias)

1. Apenas devem ser efectuados avisos e convocatórias quando não houver outros meios que permitam resolver os assuntos, sem perdas de tempo e gastos provocados pela deslocação dos interessados.

2. Nos avisos e convocatórias deve ser expressamente descrito o assunto a tratar ou o motivo dos mesmos.

3. Nas convocatórias, a data de comparência do interessado deve ser marcada com a antecedência mínima de 7 dias, a contar da data de notificação pessoal ou do carimbo de expedição do correio, referindo expressamente o dia, a hora e o local exacto para o atendimento e a indicação da subunidade e, quando se justifique, do nome do trabalhador a contactar.

Artigo 23.º
(Formulários e requerimentos)

1. Nos formulários, minutas e modelos de requerimentos devem constar apenas os dados necessários e pertinentes para o procedimento administrativo a que se destinam, não podendo exigir—se elementos que não acrescentem informação relevante à já existente no serviço ou organismo público ou que conste dos documentos que acompanham o pedido.

2. Todos os formulários e documentos que exijam preenchimento devem incluir instruções simples e esclarecimento suficiente quanto ao respectivo conteúdo.

3. Os serviços e organismos públicos devem facultar aos utentes, quando o solicitem, as informações necessárias e a colaboração adequada ao preenchimento dos formulários.

Artigo 24.º
(Comunicações aos serviços e organismos públicos)

1. Sem prejuízo do disposto no n.º 3, sempre que uma pessoa, singular ou colectiva, se dirija por escrito a qualquer serviço ou organismo público, designadamente nos requerimentos ou petições que não constem de formulários, e nas reclamações ou recursos, deve utilizar folhas de papel normalizado, brancas ou de cores pálidas, de formato A4.

2. Os suportes referidos no número anterior podem incluir elementos identificadores do interessado, nomeadamente sigla, logotipo, endereço ou referências de telecomunicações.

3. Não é permitida a recusa de aceitação ou tratamento de documentos de qualquer natureza com fundamento na inadequação dos suportes em que estão escritos, desde que não fique prejudicada a sua legibilidade.

4. As comunicações não são aceites ou não têm andamento, no caso de recebidas via correio ou por telecomunicações, quando:

a) Não contenham a identificação de quem as assinar;

b) Sejam total ou parcialmente ilegíveis;

c) Apresentem conteúdo ininteligível, não sendo possível determinar o assunto ou a pretensão.

5. As situações previstas no número anterior devem ser comunicadas aos interessados, se identificados.

Artigo 25.º
(Atestado de residência)

1. O atestado de residência para instrução de processos administrativos, quando legalmente exigido, é substituído pela apresentação do Bilhete de Identidade de Residente ou do Cartão de Eleitor.

2. Quando for apresentado Cartão de Eleitor, o trabalhador que atende o requerente deve confirmar a assinatura do Cartão de Eleitor com a constante de outro documento de identificação e anotar no processo o número de inscrição no recenseamento eleitoral do Território.

Artigo 26.º
(Certificação multiuso)

1. Os atestados, declarações, certidões ou qualquer outro tipo de documento destinado a declarar ou a certificar situações, qualidades ou estado das pessoas, ou a fazer prova de quaisquer factos, podem ser utilizados em diferentes serviços ou organismos públicos ou com distintas finalidades, dentro do respectivo prazo de validade.

2. Para obtenção dos documentos referidos no número anterior não releva a indicação dos fins a que se destinam.

Artigo 27.º
(Prova documental)

1. Sempre que possível, a comprovação de declarações ou de factos faz-se pela simples exibição de documentos, os quais são restituídos aos interessados, de preferência no acto da apresentação.

2. O trabalhador a quem são exibidos os documentos anota e confirma no processo os dados neles constantes.

3. Quando para análise do processo for necessária a permanência dos documentos probatórios, estes são substituídos por fotocópias.

4. O trabalhador a quem são apresentados os documentos autentica as fotocópias, anotando nestas a conformidade com os originais.

Artigo 28.º
(Documentos emitidos fora do Território)

O prazo de validade para certificados, certidões e atestados, emitidos fora do território de Macau e que nele devam produzir os seus efeitos, é de 6 meses, sem prejuízo de outros prazos superiores legalmente fixados.

Artigo 29.º
(Remessa de documentos)

1. Os serviços e organismos públicos que emitam documentos destinados aos utentes, que não possam ser entregues na data em que forem requeridos, devem facultar a opção de remessa por via postal, com encargos para o interessado.

2. A remessa postal prevista no número anterior pode ser feita com registo ou aviso de recepção, a pedido do interessado.

Artigo 30.º
(Achados)

1. Os documentos, objectos ou outros materiais perdidos pelos utentes nos serviços ou organismos públicos são devolvidos aos seus titulares, ou legítimos detentores, com celeridade e pela forma mais expedita.

2. Quando não seja possível conhecer o endereço dos titulares ou legítimos detentores dos achados, pelo respectivo conteúdo ou pela entidade neles indicada, estes são remetidos para o Corpo de Polícia de Segurança Pública.

Capítulo VI
Disposições finais e transitórias

Artigo 31.º
(Símbolos e logotipos)

Sem prejuízo do disposto no artigo 5.º, mantêm-se em vigor os símbolos da Administração Pública e os logotipos dos serviços e organismos públicos de Macau.

Artigo 32.º
(Revogações)

São revogados os Decretos-Leis n.os 8/81/M, de 7 de Março, 5/86/M, de 25 de Janeiro, 6/86/M, de 25 de Janeiro, 46/86/M, de 6 de Outubro, e 36/88/M, de 9 de Maio, e os artigos 3.º, 4.º e 5.º da Portaria n.º 59/85/M, de 16 de Março.

Artigo 33.º
(Entrada em vigor)

O presente diploma entra em vigor 30 dias após a sua publicação.

Aprovado em 22 de Janeiro de 1998.

Publique-se.

O Encarregado do Governo, Jorge A. H. Rangel.