发布文号: 高市府秘二字第0930017318号
中华民国九十三年三月二十六日高雄市政府高市府秘二字第0930017318号函订定发布全文20点
一、高雄市政府（以下简称本府）为办理档案法第十七条有关民众申请阅览、抄录或复制档案之开放应用事项，特订定本要点。
二、本要点之适用范围，包括本府及所属机关、学校（以下简称各机关、学校）保管之档案。
三、申请阅览、抄录或复制档案，应以书面叙明理由为之。
四、各机关、学校应印制档案应用申请书（格式如附表一），并得将申请书置于各该网站及服务台，提供民众下载、打印或索取。
前项申请书应载明下列事项：
(一）申请人之姓名、出生年月日、电话、住（居）所、身分证明文件字号。如系法人或其它设有管理人或代表人之团体，其名称、事务所或营业所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、电话、住（居）所。
(二）有代理人者，其姓名、出生年月日、电话、住（居）所、身分证明文件字号；如系意定代理者，并应提出委任书；如系法定代理者，应叙明其关系。
(三）申请项目。
(四）文件名称或内容要旨。
(五）档号或收发文号。
(六）申请目的。
(七）申请日期。
(八）有使用档案原件之必要者，应载明其事由。
五、申请人得亲自持送或以书面通讯方式送达申请书，其经电子签章凭证机构认证者，亦得以电子传递方式申请之。
六、各机关、学校受理申请阅览、抄录或复制档案之申请，应依本府文书处理实施要点规定，由文书单位收文编号，分文至原业务承办机关或单位（以下简称业务单位）办理。
七、业务单位为办理申请案件，应依档案管理局编制之机关档案管理作业手册及本府调案规定，向档案管理单位办理调案。
八、各机关、学校非有法律依据不得拒绝申请。但有下列情形之一者，不在此限：
(一）有关国家机密者。
(二）有关犯罪资料者。
(三）有关工商秘密者。
(四）有关学识技能检定及资格审查之资料者。
(五）有关人事及薪资资料者。
(六）依法令或契约有保密之义务者。
(七）其它为维护公共利益或第三人之正当权益者。
九、档案之应用以提供复制品为原则。
核准应用之档案如仅其中一部分有应限制公开或提供之情形，应采分离原则，去除不得公开部分，就其它部分公开或提供之。
十、各机关、学校对于申请案件，应自受理或完全补正之日起三十日内为准驳之决定，并应以审核通知书（格式如附表二、三）送达申请人。各机关、学校核准申请者应于审核通知书载明核准应用档案之意旨、方式、时间、处所、注意事项、收费标准及应携带之相关证明文件，并将审核通知书影本送档案管理单位。驳回申请者，并应叙明其理由。
以电子传递方式请求应用档案或于申请书上注明电子传递网址者，审
核通知书得以电子传递方式为之（如附表二、三）。
十一、申请案件不合程序规定或数据不全者，各机关、学校应通知申请人于七日内补正；届期未完全补正者，得驳回申请。
十二、各机关、学校受理申请时，应速检出档案提供应用；如该档案因修补、展览、机关检调或其它情形无法提供应用时，应告知申请人理由及得以利用之时间。
十三、各机关、学校应设置档案阅览处所，并提供必要之设备。
十四、抄录或复制档案，如涉及著作权事项，应依著作权法及其相关规定办理。
十五、申请人于阅览、抄录或复制档案时，应出示审核通知书及身分证明文件并完成登记程序。
十六、业务单位将档案交付申请人使用，应请其于档案应用签收单（格式如附表四）签名，并指派人员协助；申请人应用档案如未能当日用毕者，应于档案应用签收单注记，先办理还卷，择日再行调阅。
十七、申请人于档案应用完毕后，业务单位应依档案管理局订定之档案阅览抄录复制收费标准（如附表五）收取费用并开立收据。但各机关、学校经管之特殊型式档案，得依其自订之收费标准收费。
十八、申请人阅览、抄录或复制档案，应保持档案数据之完整，并不得有下列行为：
(一）添注、涂改、更换、抽取、圈点或污损档案。
(二）拆散已装订完成之档案。
(三）以其它方法破坏档案或变更档案内容。
(四）未经许可，擅自将卷宗资料之部分或全部带离阅览处所。
(五）私自进入档案作业处所或库房。
申请人有前项情形之一者，业务单位应予制止并停止其阅览、抄录或复制；涉及刑事责任者，移送该管检察机关侦办。
十九、档案应用完毕，业务单位应当场检视申请人归还档案之完整性及是否有不当破坏情形，并将档案应用签收单影本并同供阅档案，依规定办理调案归还；如有污损、破坏或其它不当使用情形，应于档案应用签收单注记，并依前点第二项规定办理。
二十、本要点所需之书表格式，由各机关参照附表自行印制或下载。