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一、为加强局机关邮递通信工作管理，节约邮递费用，特制定本办法。
二、本办法所规范的邮递通信是指在局机关职能、职责范围内，由于公务工作需要而发生的邮递通信行为和邮递通信件。
三、局机关邮递通信件分为市内交换件、平信件、挂号件、特快专递件四种。
（一）市内交换件主要适用于我局与驻哈省市机关、大型企事业单位通信,由局机要交换员通过哈市机要交换站完成，不需缴纳通信费用。
（二）平信件主要适用于我局与非交换单位通信，通过邮政部门传递完成，需要缴纳通信费用。
（三）挂号信主要适用于我局与非交换单位邮寄重要信件，通过邮政部门传递完成，通信费用比平信高。
（四）特快专递件主要适用于我局与哈市以外有关部门特别是与国家局通信，且时限要求特别紧，通过邮政部门传递完成，费用较高。
四、局机关各处室在邮寄信件时，应尽可能采用交换、平信或挂号信方式邮递信件。严格控制特快专递邮递信件。
五、局机关邮递通信工作由办公室承担，办公室确定专人负责。
六、信件办理要求。
（一）交换件办理。普通交换件由各处室将信件封好后，直接送办公室交换件存放处。重要内容交换件各处室可采取信件编号，交机要交换员进行登记，通过处室办理人员、接收方签字，保证传递准确无误。
（二）平信件办理。各处室将信件封好后，送局办公室平信件存放处，由机要交换员负责邮寄。
（三）挂号信件办理。各处室将信件封好后，在信件右上角标明"挂号"字样，送局办公室挂号件存放处，由机要交换员负责加贴挂号标识并邮寄。
（四）特快专递件办理。各处室邮寄特快专递件需填写审批单，说明要求时限的理由，由所在处室主要负责人签字，办公室分管主任签字后方可交机要交换员邮寄。
七、除特殊情况，工作日内，每天下午1时30分机要交换员将以上四种信件进行交换（邮寄）。需当天发出的信件，请各处室在每天上午将要交换（邮寄）信件送交办公室。
八、本办法由局办公室负责解释，自下发之日起执行。
二○○五年十二月二十九日